Cuando se produce inestabilidad en el escenario económico impulsa la evaluación de costos en las empresas, con el objetivo de garantizar una salud financiera estable para transcurrir el período sin muchas oscilaciones. Bajo este escenario, numerosas compañías optan por cortar gastos. Pero para que esa disminución se refleje en un resultado efectivo y duradero, es necesaria una estrategia y contar con una planeación. La definición de las áreas que serán impactadas y la intensidad de la reducción dependen del negocio y del tamaño de la empresa.
El primer paso para una planeación asertiva es conocer, en detalle, los costos de cada uno de los procesos y etapas de la operación. Con esos datos en mano, se pasa a la fase de interpretación. Realizarla con precisión, brindará una ventaja competitiva a la empresa. Por eso, al trazar la estrategia ideal para su negocio es bueno definir las acciones que serán realizadas, las compañías deben focalizarse en tres pilares: procesos, personas y tecnología, siempre apuntando a un aumento de productividad.
Aunque la magnitud de los recortes y el proceso de modificación son diferentes en cada organización, existen cinco aspectos que pueden ser re diseñados en todas ellas. Trabajados de forma individual o por medio de un proyecto completo, con respeto y aprecio a las características de cada negocio, estos procedimientos pueden conducir a organizaciones a resultados sólidos y duraderos y a una reducción de costos entre 5% y 30%.
- Diagnóstico de Eficiencia en Costos: La identificación de oportunidades de reducción de costos asociadas a los procesos administrativos, financieros (DGA), operacionales o de TI y Telecomunicaciones puede resultar en reducción de costos de 5% a 30% en las áreas evaluadas;
- Strategic Sourcing: La evaluación de las estrategias de negociación, consolidación de volúmenes e identificación de proveedores y/o modelos de suministro alternativos puede ocasionar una reducción del 5% a 15% del valor de compra en las categorías negociadas;
- Optimización de Stock: La reducción de los costos totales con stock, insumos, MRO (Mantenimiento, Reparación y Operación), WIP (Work in Process) y producto finalizado, con análisis estadísticos, basados en el nivel de servicio y criticidad del producto, puede llevar a una disminución de 15% a 30% en inventario;
- Optimización del Transporte: La revisión del modelo de planeación, ejecución, control y contratación de las operaciones con base en el perfil de la demanda y especificidad de la carga puede garantizar una reducción de 5% a 15% en el costo de transporte;
- Implementación o evolución del Centro de Servicios Compartidos (CSC): El diseño y la implementación de un CSC consolidan servicios y estandarizan la atención. Además de la adopción de un Centro de Servicios Compartidos, el re diseño del mismo, por medio de diagnóstico de madurez y programas de evolución, con el objetivo de un mejor uso, puede resultar en una reducción de costos de 5 a 25%.
Identificar los procesos y áreas que contribuyen a un alto costo operacional es imprescindible. Con las herramientas correctas y el conocimiento de las mejores prácticas de mercado es posible sacar a la luz las principales fuentes de costos de la empresa (de departamentos a procesos) y, con base en esa información, diseñar una estrategia para aumentar la competitividad del negocio.
