Cuando una empresa crece y aumentan sus puntos de venta es necesario proyectar también una estructura que contenga dicho desarrollo. En esos casos el flujo de información se hace más complejo, pues la administración central comienza a recibir datos de más canales. Del mismo modo, también hay que tener más cuidados con los stocks, el volumen de mercadería y producción, los depósitos, cómo abastecer a cada cliente interno, los cobros y más.
Por suerte existen varias herramientas que nos ayudan a ordenarnos para que nada se salga de control.
La primera medida a tomar será tener una adecuada codificación de artículos, pues así tendremos un orden y una sistematización que
incluso nos evitan hacer la carga de datos manualmente (se puede utilizar código de barra y una lectora de datos). Del mismo modo hay que automatizar los movimientos de stocks y evitar el reproceso de información.
El segundo paso será definir responsables de áreas que se encarguen de centralizar distintos procesos. Así, habrá quien esté encargado de los
productos creando los códigos y chequeando la información que debe ir a los locales; otro empleado administrará los precios, una tarea complicada porque con el crecimiento pueden definirse distintos tipos de listas (para shoppings, outlets, mayorista y más) que deben estar claramente establecidas y parametrizadas para no perder, y, por último, alguien debe tener bajo su cargo el etiquetado de la mercadería para evitar que al recibirla en las tiendas se las codifiquen mal y eso genere errores en la facturación.
También es fundamental realizar controles periódicos y aleatorios de todos los procesos para que puedan detectarse las fallas a tiempo.
Los empresarios deben prever que el control de stock es esencial para el fluir de la mercadería. De no haberlo se puede perder el control de los productos y así no saber cuántos tenemos, si podemos afrontar un pedido grande, en qué sucursal están si tuviéramos que necesitar pasar a buscar o si nos sobran tantos que debemos frenar la producción o generar una promoción que permita equilibrar el inventario. Estos ejemplos podrían ser causa de ganancias, pérdidas o desequilibrios en los recursos financieros y económicos de la empresa, y hasta enojar a algún cliente si se le promete una entrega que luego no es posible cumplir o se publica un mismo producto a distinto precio (error de etiqueta).
Al administrar todas las tiendas de manera centralizada se pueden organizar las tandas de productos, generar promociones adecuadas para la rotación de mercadería, chequear precios, hacer transferencias automáticas y más. El mayor control y la información integrada la da a la empresa una fluidez que le ahorra tiempo y dinero. Al mismo tiempo, para los empleados es mucho más sencillo y los vuelve más eficientes incluso en el trato para con el cliente.
En paralelo, los dueños deberán ir entendiendo que es bueno delegar para que otras personas se ocupen especialmente de tareas determinadas. De lo contrario, al complejizarse las operaciones, se pierde la visión global del negocio y eso hace imposible generar nuevas estrategias.
El control interno es clave para mantener las normas y el funcionamiento de toda compañía, las líneas de las estrategias deben llegar a todos los sectores. Tener herramientas que centralicen permite tener a tiempo la información necesaria, saber qué operaciones se hicieron y cuáles están en proceso.
Si bien tanto control puede sonar hasta burocrático, es todo lo contrario. Con estos sistemas se previenen problemas como no saber si la mercadería llegó al local, si el pedido fue resuelto o en qué área del proceso se encuentra.
Administrar bien la información, es parte del éxito de todo emprendimiento.
