No mucho tiempo atrás, sólo las grandes corporaciones podían permitirse la construcción de un Datawarehouse (DW) para gestionar eficientemente la información sobre sus negocios y tomar mejores decisiones.
Las aplicaciones eran costosas y difíciles de utilizar. En muchos casos, era necesario contratar analistas calificados para operar el sistema.
No obstante, en los últimos años, hemos presenciado un formidable abaratamiento de los costos de software, hardware y una notable simplificación de las aplicaciones. De esta forma, los DW se han popularizado también en medianas empresas.
En este marco, resulta alarmante la tasa de fracaso en los proyectos de implementación. Según el Gartner Group, en 2005, uno de cada dos proyectos de Business Intelligence terminaban incumpliendo los objetivos.
Aquí, podemos incluir los proyectos que concluyen fuera de fecha o presupuesto, que no cumplen con la funcionalidad especificada, los que registran mala performance, disconformidad del usuario, imposibilidad de escalabilidad y resultados costo-beneficios por debajo de lo esperado.
En este contexto, ¿cómo incrementar las probabilidades de éxito en proyectos de DW?
La implementación de un DW no es un proyecto de sistemas
En primer lugar, es necesario considerar que un DW es algo que NO se puede comprar hecho, sino que debe ser construido a medida de la compañía, ya sea en forma interna o por outsourcing.
La implementación de un DW no es un proyecto de sistemas. Y, por lo tanto, no debe ubicarse sólo bajo la órbita del director de tecnología.
Un DW es un proyecto de la compañía, con objetivos de negocios, donde el sistema es sólo una parte del total.
En efecto, una de las causas más frecuentes de fracaso consiste en encarar el proyecto sin comprender las necesidades de los usuarios ni los objetivos del negocio.
Así, los proyectos de DW deben ser esponsoreados por la alta dirección para asegurar que todas las áreas se encuentren involucradas y que los asuntos urgentes no releguen el avance del proyecto
La elección del proveedor
Si bien el DW no es un proyecto de sistemas, la capacidad técnica del proveedor es crucial para el éxito. La herramienta y tecnología seleccionadas juegan un rol clave así como la rigurosidad y metodología con que se encare la etapa de diseño.
Es importante entender que la construcción de un DW implica un cambio importante en el modo de trabajo. Por lo tanto, es crucial que el proyecto incluya programas de capacitación para los usuarios y desarrolladores.
Así, a la hora de evaluar proveedores, es fundamental privilegiar a aquellos que ofrezcan no sólo una buena herramienta sino un mejor soporte, presencia en el país y capacitación.
Empezar por pequeños proyectos
Muchas empresas se embarcan en mega proyectos de DW que, a veces, ni siquiera llegan a comenzar. Así, a medida que pasan los días y los meses, los usuarios se hartan del proyecto antes de que arranque.
Una buena idea es comenzar con un proyecto pequeño que no dure más de tres o cuatro meses y que genere resultados y beneficios visibles.
Desde luego, la aplicación debe estar diseñada de modo que pueda crecer en el futuro, abarcando más fuentes de datos y más áreas de la organización.
Este pequeño proyecto inicial es como los cimientos de una casa de varios pisos. Primero, construimos la planta baja para poder mudarnos. Luego, vamos edificando los pisos superiores.
Entonces, ¿cuál es el decálogo para maximizar las probabilidades de éxito?
1) Que el DW sea un proyecto de la compañía y se inicie desde las metas y objetivos del negocio
2) Contar con el esponsoreo de la alta dirección
3) Preparar a la organización para el proyecto
4) Asegurar la calidad de los datos
5) Conocer profundamente las fuentes de datos y sus relaciones
6) Contar con un grupo de profesionales altamente capacitados para el proyecto
7) Establecer metas temporales razonables
8) Arrancar con un proyecto pequeño pero escalable, que aporte desde el inicio valor tangible a la organización
9) Asegurar que el proveedor de la herramienta pueda responder técnicamente y en servicio
10) Dedicar el tiempo necesario al entrenamiento y capacitación de los involucrados
En definitiva, la construcción de un DW es un proyecto importante para mejorar la disponibilidad de información en la empresa y tomar mejores decisiones.
Todo el proceso de implementación debería guiarse por una sencilla consigna: la tecnología es solo un MEDIO para el fin último, que es la creación de valor para el negocio.
