Organizar la fiesta de fin de año de la empresa no es nada sencillo. Intervienen muchos factores, como el presupuesto disponible, los tiempos en que hay que definir cada aspecto, la elección y coordinación de los diferentes proveedores, y claro está, el objetivo que tiene la empresa para realizar el evento: ¿se trata de motivar al personal, de recompensarlo por lo realizado, de dar un mensaje institucional…?
Sin embargo, en nuestra experiencia las compañías suelen caer una y otra vez en ciertos errores, que hacen que la fiesta no resulte para nada como se la esperaba. Por ejemplo:
- Pensar que el evento se organizará solo.
Algunas empresas menosprecian la organización de la fiesta de fin de año. Creen que el éxito radica en encontrar rápido un lugar que brinde “todo lo indispensable”, y listo. Y entonces ocurre que el lugar elegido no es el adecuado (queda lejos o a trasmano, es demasiado grande o chico, no tiene suficientes baños o no cumple las normas de seguridad); se corta la luz y no hay grupo electrógeno, la comida no es buena o no alcanza, el animador no anima a nadie, la propuesta no le interesa a los empleados, o … muchísimos otros imponderables.
Un ejemplo clásico: a veces la empresa piensa de una manera lineal que “hace calor, a los hombres les gusta jugar a la pelota y a las mujeres charlar y tomar sol”. Entonces surge la idea de alquilar una quinta que ofrece un asado y tiene pileta. Alguien opina que “si hay asado debe haber vino”. Y a las 17 hs. mas de la mitad de los hombres están agotados de correr, comer como si fuera “la última cena” y pasados de alcohol. Las mujeres tienen ganas de irse, pero están lejos de casa y sin auto. Y los directivos piensan que el problema es el bajo nivel de empleados que tiene la empresa.
- El tiempo necesario de organización
Un evento requiere de cierto tiempo de organización previa para que salga bien, cuando se trata de “organizadores made in casa”. Tal como con cualquier otra tarea compleja y que implica múltiples factores, si no se le dedica un análisis del tema y el tiempo necesario para llevarlo a cabo, pueden aparecer montones de aspectos que la vuelvan muy difícil de concretar.
Es común que las empresas piensen en la fiesta de fin de año como si tuvieran todo el tiempo del mundo para organizarla. Cuando se acerca la fecha y caen en la cuenta de que todo está por hacer, en la desesperación se designa a una persona al azar, se le atribuyen poderes especiales para ocuparse del tema y creen que con eso ya está todo resuelto. Pero no funciona así.
La presión por el resultado recae en un empleado/a que luego deberá lidiar con sus compañeros todos los días. Cuando empieza a indagar opciones – ya con el tiempo acotado – comparte el problema en el que está metido/a y trata de conseguir ayuda. Cada quien propone una idea completamente diferente y sin el peso de la responsabilidad. La persona asignada hace lo que puede: filtra, averigua, elige lo que le parece mejor, le agrega un “plus”… y todo termina en un grupo de 15 personas “haciendo el aguante” durante toda la noche, para que el evento no parezca tan desastroso.
- La fecha
Lamentablemente todos quieren organizar la fiesta de fin de año en Diciembre. Y si pueden elegir, preferentemente un viernes o sábado (así la gente no deja de ir a trabajar al día siguiente). Pero sin una organización a tiempo, esto se vuelve matemáticamente imposible. Veamos lo que marca el calendario:
El 5 o 6 de diciembre desembocan en el feriado del lunes 8. Es un fin de semana largo, mucha gente prefiere irse con la familia a algún lado… Descartado.
El 12 o 13, puede ser. El 19 o 20, puede ser. El 26 o 27, quedan entre Navidad y Año Nuevo. No va a ir nadie. Descartado.
Para que todas las empresas de Argentina puedan festejar en esos 4 días no alcanzan los salones (pretendiendo que sean lindos, bien ubicados y adecuados) para conseguir lugar. La planificación de las fechas y horarios alternativos ayudan muchísimo a que la propuesta final resulte buena, y no solo un “estaba todo ocupado, y esto es lo único que conseguimos”.
- El presupuesto
Teniendo en cuenta que salir a cenar a un lugar agradable, con postre, vino y café, puede costar entre $150 y $300 por persona (según el lugar y el menú elegidos), ¿cuánto puede salir un evento para 100 invitados?
Consideremos que hay que sumar el salón, la ambientación (aunque solo se trate de instalar banners de la empresa, y velas o flores en cada mesa), la suficiente cantidad de camareros como para que los invitados estén bien atendidos durante toda la velada, algo para tomar y romper el hielo, un bandejeo de finger food, algún plato, postre, café, un momento para bailar (lo que implica una pista de baile, un DJ y luces), un mago o un show de Stand Up… Hay manera de reducir costos, claro. Pero si vamos sumando todo lo que querríamos tener en la fiesta, habrá que invertir una suma acorde.
- El organizador
Todo lo descripto arriba es lo que han vivido muchas personas que fueron a un evento empresario de fin de año.
Pero en estos últimos años se puso de moda derivarle todo a alguien que se propone como organizador. Básicamente es un persona que festejaba sus cumpleaños, sus amigos le decían que eran los más divertidos del mundo, que era muy original y que era un gran anfitrión. Muchos organizadores comenten los 4 primeros errores, por no ser Organizadores Profesionales de Eventos. Y no es lo mismo coordinar una fiesta familiar que para una empresa. Organizar un evento corporativo es un trabajo sumamente complejo y de muchísima responsabilidad.
Un Organizador Profesional está preparado para llevar a cabo esa tarea de la mejor manera posible, y cuenta con las herramientas necesarias para cubrir cualquier imprevisto. Un Organizador Profesional, además de reunirse con el cliente y bajar un brief de lo que se quiere comunicar en el evento, genera un concepto, lo plasma en una propuesta, lo discute con sus proveedores de confianza (que entre otras cosas cumplen con las normas de seguridad necesarias para que no ocurra una desgracia, por ejemplo), lo ajusta y prepara un plan. Plantea un timing, indica a cada proveedor exactamente lo que debe hacer y cómo, para que todo fluya y se minimicen los riesgos. Y es por eso que, cuando va como invitado a un evento organizado por otro Organizador Profesional sale feliz y contento, reflexionando en que – justamente – los eventos no se organizan solos.
