Un ejecutivo promedio invierte muchos días por año en viajes de negocios. Aviones y salas de espera se han convertido en las nuevas oficinas de los viajeros corporativos.
Ahora bien, desde el punto de vista de la compañía, los presupuestos de viajes parecen fuera de control.
Según una encuesta del centro de estudios CFO Europe Research entre más de 120 directores financieros de tres continentes, la mayoría se mostró descontenta con la forma en que actualmente se gestionan los viajes corporativos.
Las organizaciones no están obteniendo suficiente valor a cambio de su inversión.
Así, veamos algunas pautas para optimizar la gestión:
1) Incremento de la eficiencia
Existen numerosas soluciones de sencilla implementación que pueden reducir notablemente los gastos.
Por un lado, los sistemas de auto-reserva y las herramientas automatizadas para la generación de informes de gastos han demostrado generar importantes ahorros
Por el otro, los agentes de viajes deberían enfocarse más en incrementar la productividad de los ejecutivos viajeros.
Deberían ahorrarles tiempo antes del viaje (con una mejor fase de planificación y reserva), durante el viaje y al regresar a la oficina (brindándoles asistencia para la elaboración de informes y conciliación de gastos).
Con buenos procesos, es posible reducir sustancialmente los costos indirectos de los viajes.
2) Integración de los sistemas
Sólo el 18 por ciento de los encuestados cree que los sistemas tecnológicos para el manejo de los gastos en viajes se encuentran bien integrados con los sistemas generales para la gestión de costos.
Una mejor integración permitiría a la empresa controlar de manera mucho más eficiente sus gastos y detectar velozmente la forma de reducirlos.
3) Relación con los proveedores
Los agentes de viajes corporativos deberían mejorar la relación con los proveedores (aerolíneas y hoteles, principalmente).
En este punto, implementar sistemas que brinden una panorámica completa y global de los datos de viajes de todo el negocio es una buena manera de incrementar el poder de negociación y lograr ahorros significativos.
4) Afianzar el vínculo entre los departamentos de viajes de empresa y los directores financieros
Los directores financieros tienen la última palabra sobre los presupuestos de viaje y la inversión en tecnología para producir informes.
Por lo tanto, los travel managers deberían orientar su actividad en consonancia con la visión de los departamentos financieros y presentar propuestas de inversión en programas con una buena relación entre calidad, valor y costos.
En definitiva, la encuesta de CFO Europe Research señala que la mayor parte de las empresas no están satisfechas con sus inversiones en viajes.
Los CFOs creen que los agentes corporativos deberían concentrar más esfuerzos en mejorar el equilibrio entre la calidad del servicio y el recorte de gastos, obteniendo grandes ahorros a través de una mejor negociación con los proveedores y una supervisión más estrecha de los costos.
Así, con una serie de nuevas inversiones y procesos, es posible optimizar el tiempo y reducir costos sin sacrificar calidad de servicio.
