La decisión de relocalizar una empresa trae aparejados un sinnúmero de variables que es preciso analizar cuidadosamente para que el proceso resulte exitoso, obteniendo beneficios adicionales en cuanto a reducción de costos operativos, optimización de espacios y una mejora sustancial en la cultura , el clima organizacional y la productividad.
¿Cuántos metros cuadrados se necesitan?
Un error muy común que cometen los ejecutivos a cargo de una mudanza corporativa es estimar la cantidad de superficie necesaria en la nueva oficina de acuerdo a los metros cuadrados que tiene la actual. Cálculos como: si tenemos un 20 % más de colaboradores, ergo necesitamos un 20 % más de espacio, suelen ser un mal criterio para realizar las estimaciones.
Hay que tener en cuenta que cada planta de oficinas tiene distintos rendimientos de acuerdo a su geometría, cantidad de columnas, modulación, instalaciones y perímetro de ventana, entre otras variables. En definitiva, cada metro cuadrado puede ser mucho más rendidor en una alternativa que en otra, sin sacrificar comodidad.
Cualquier profesional especialista en el tema podrá estimar, con el programa de necesidades y de acuerdo a los ratios usuales, el metraje teórico de la nueva oficina para enfocar la búsqueda inmobiliaria. Cuando tenga una preselección de locaciones posibles, es altamente recomendable realizar un estudio de cabida (test fit) en cada una de ellas. Se sorprenderá de las diferencias.
El nuevo espacio de trabajo debería ser útil por varios años, de manera que no olvide incorporar la variable de crecimiento a la estimación de superficie.
¿Adónde mudarse?
La localización de la nueva oficina es un tema muy sensible y muchas veces decidido por criterios poco claros o demasiado subjetivos.
Es muy sencillo realizar una matriz de evaluación incorporando los criterios importantes de la compañía a la hora de decidir la locación. Las variables más usuales son: la ubicación de los clientes, el lugar de vivienda de los empleados, la ubicación de los proveedores, servicios con que cuenta la zona, medios de transporte, etc. En cuanto al edificio, es importante ponderar la cantidad de estacionamientos, la seguridad de la zona y la imagen que aportará a la empresa.
A la hora de evaluar el precio no deje de incorporar a la ecuación los costos de operación y mantenimiento, ya que algunos valores de venta o alquiler parecen más atractivos de lo que son realmente.
Ahora o nunca
El cambio de oficina es el momento ideal para incorporar cambios en los usos y costumbres en la organización. No deje pasar la oportunidad de repensar el modo en que trabaja la compañía e incorpore estos nuevos criterios a la conceptualización del espacio de trabajo.
¿Quién lidera el proceso?
La decisión de trasladar una oficina corporativa se define en los más altos niveles jerárquicos de una organización, pero desde lo operativo normalmente recae en algún funcionario de mando medio.
Por la expectativa que crean las mudanzas en el staff de la compañía, este proceso es de alta exposición y genera muchas presiones y conflicto de intereses. Asegúrese de empoderar claramente al líder del proyecto y validar un procedimiento efectivo en la toma de decisiones.
¿Cuánto cuesta mudar una empresa?
Lo que más preocupa a las compañías que enfrentan una mudanza es cómo lograr cuantificar de antemano el monto de dinero que implicará todo el proceso. Conocer anticipadamente el monto a invertir es fundamental para las empresas, ya que trabajan con presupuestos asignados y ese valor es una información imprescindible a la hora de tomar una decisión de mudanza o remodelación, donde están involucradas sumas importantes.
Está comprobado que una exhaustiva planificación estratégica, desde el momento de la búsqueda del nuevo inmueble hasta la mudanza final (incluyendo el proyecto arquitectónico, la obra y el equipamiento) permite hacer una evaluación certera y evita la aparición de gastos inesperados. De esta forma se pueden tomar las mejores decisiones tempranamente, optimizando los recursos, reduciendo gastos innecesarios y minimizando los imponderables.
Si pretende llevar adelante la obra por administración de contratos separados (proyecto, muebles, cableado, cielorrasos, alfombra, etc) es recomendable contratar a una empresa que provea el servicio de Project Management con un contrato de Precio Máximo Garantizado.
Otra alternativa es la obra Llave en Mano, donde tendrá asegurado el valor final de la obra antes de comenzar.
No olvide algunos gastos que suelen quedar fuera de la lista como costos de la mudanza, conectividad, nueva papelería, accesorios y menaje, evento de inauguración y comunicación a clientes y proveedores, entre otros.
¿Cuánto tiempo demanda una mudanza corporativa?
Otro factor fundamental para una compañía involucrada en una mudanza es poder anticipar con certeza el tiempo total que demandará el proceso y la fecha precisa de la mudanza. La asertividad en este dato va a permitir planificar adecuadamente las etapas del traslado, evitando pérdidas en la productividad.
La logística de la mudanza tiene muchas variables a considerar: fecha de finalización de la obra, traslados, conectividad, empaque, etc. Se deduce entonces que sería muy inconveniente y hasta a veces inviable, estar cambiando el día de la mudanza. Es pues fundamental el track record en el cumplimiento de plazos que tenga la compañía a la que se contrate para llevar adelante este proceso, ya que las multas en los contratos, por más altas que sean, no aseguran el cumplimiento de los plazos.
A la hora de planificar el cronograma, no olvide los tiempos que suele demandar la firma de los contratos tanto de locación, como los de obra y servicios profesionales.
Asegúrese que su propia administración sea capaz de procesar los pagos comprometidos en tiempo y forma, ya que éste es un evento singular y la organización de la compañía está pensada para ser eficiente en su core business y no necesariamente para asistir eficientemente a un proceso que ocurre una vez cada varios años.
Si tomó un margen de desvío en el cronograma, manténgalo confidencial, ya que al divulgarlo se convertirá automáticamente en la nueva fecha oficial.
Uso del espacio
El ambiente de trabajo está en proceso de cambio. La tecnología, la alta competencia, la economía global y el arribo de las nuevas generaciones al mundo laboral están cambiando radicalmente la forma de trabajar. La movilidad, la flexibilidad, el conocimiento de los trabajadores y el respeto medioambiental son las nuevas fuerzas que modelarán la nueva oficina.
El espacio de trabajo adquiere un nuevo sentido en la era de los trabajadores móviles, convirtiendo la oficina en un lugar de interacción y colaboración mucho más que de trabajo individual -que hoy en día puede realizarse en cualquier momento y sobre todo, desde cualquier lugar-.
No asigne metros cuadrados de acuerdo a las jerarquías sino a su real necesidad. Un mando alto, quien supuestamente tendrá un despacho con más espacio, ocupará muy poco esos metros asignados, ya que la mayor parte del día lo ocupa en reuniones dentro y fuera de la oficina o viajando.
Incremente la cantidad y tipo de espacios destinados al trabajo colaborativo y a la interacción entre los empleados. Espacios multifuncionales, cómodos, estimulantes y atractivos que generen un buen ambiente de trabajo, aumenten la productividad, el sentido de pertenencia y fomenten la creatividad.
Por eso, es necesario un análisis muy cauteloso del tipo de actividad que va a desarrollarse, el flujo de trabajo, la imagen corporativa y el perfil de los colaboradores para definir la forma óptima en que se va a modelar el ambiente de trabajo.
Comunicación eficiente
Como todo gran cambio, la mudanza de una organización es un proceso de alto impacto y alta sensibilidad para el equipo de trabajo. El desafío es lograr un traslado exitoso sin que se vean perjudicados la productividad y el clima interno de la compañía.
Programe una comunicación eficiente del proyecto que haga foco en las razones y beneficios del cambio, las características del nuevo espacio y la nueva zona, y anticipe los momentos clave del proceso e involucre a los líderes naturales en el proceso.
De esta manera, logrará minimizar ansiedades, reducir los conflictos internos y generar una corriente positiva que favorezca el proceso de cambio.
La mudanza en mano de expertos
Una vez diseñada y construida la nueva oficina llega el momento del traslado. Esta instancia es mucho más que el simple hecho físico de llevar bultos de un lugar a otro. Implica diseñar un plan en etapas que evite que la compañía pierda operatividad, coordinando rigurosamente el guardado de documentación, el traslado de equipamiento y la puesta en funcionamiento de servidores y equipos técnicos.
Nuevamente, sólo un plan estratégico debidamente planificado y un buen proveedor, asegurarán el éxito en esta instancia decisiva. Asegurando que nada se pierda o se dañe en el camino y que el primer día en la nueva oficina, todo esté en su lugar listo para ser usado.
Y después de la mudanza… ¿qué?
Una vez que la compañía está instalada en la nueva oficina, comienzan a surgir una serie de necesidades que atender: olvidos, nuevos requerimientos, adaptaciones, ajustes en instalaciones, retoques de pintura deteriorada en la mudanza, etc.
El equipo de profesionales y contratistas que estuvo trabajando en la obra llega exhausto a esta instancia y no suele tener mayor predisposición a encargarse de estos temas, ya que son trabajos menores, de poco monto y que requieren respuesta inmediata. Para satisfacer estas necesidades, entonces, es recomendable que un nuevo equipo se encargue de llevar adelante las tareas en esta etapa. Lo ideal es que este nuevo equipo se incorpore al proceso un tiempo antes para conocer con anticipación el proyecto, la obra y las instalaciones y pueda brindar soluciones acordes al concepto del espacio planteado. La mejor solución es que la empresa contratada posea un área para este fin, de lo contrario, la alternativa sería involucrar en esta instancia al equipo que se ocupará del mantenimiento y la operación del espacio de trabajo durante la vida útil de la oficina.
