Pero, ¿qué ocurre cuando, en lugar de reunirse entre sí, los top managers necesitan incorporar a gerentes de menor rango o empleados de línea?
Un artículo de BusinessWeek ofrece una serie de tips para estos casos…
1) Nombre un encargado
La agenda del gerente general suele estar atiborrada de asuntos vinculados con el planeamiento estratégico y otras decisiones de alto nivel.
Así, rara vez tiene tiempo para la organización de reuniones.
Por lo tanto, los detalles logísticos deberían delegarse en un colaborador, preferentemente, que tenga mayor contacto con los empleados de línea.
Este punto es particularmente relevante en los casos en que deban reunirse empleados que trabajan en zonas geográficamente dispersas de una misma empresa.
2) Elija un lugar adecuado
La reunión debería celebrarse en un sitio confortable y relajado.
Pero, por más obvio que pudiera parecer, es frecuente que se elijan auditorios con asientos insuficientes (dejando algunos empleados de pie) o que la pantalla sea demasiado pequeña para que todos vean la infaltable presentación en PowerPoint.
3) Prepare una buena bienvenida
Probablemente, los empleados llegarán cansados y hambrientos a la reunión (sobre todo, si se celebra fuera de la oficina).
Muestre cortesía y recíbalos con un pequeño buffet. Así, seguramente, ingresarán mejor predispuestos al auditorio.
4) Apunte a una participación del 100 por ciento
En general, no es necesario organizar una reunión únicamente para transmitir un mensaje sobre la marcha de la compañía.
Esto puede hacerse, con menores molestias, a través de la intranet o con pequeñas reuniones entre gerentes de área y empleados de línea.
Así, si usted está dispuesto a correr con las complicaciones del caso, aproveche para interactuar con los empleados en lugar de aburrirlos con un mensaje unidireccional.
En la agenda de toda reunión debería reservarse un espacio para las preguntas y la discusión.
Lo ideal es fomentar que todos evacuen sus dudas y expresen sus opiniones. Nunca dé por terminada la sesión hasta asegurarse de que todos hayan tenido la oportunidad de hablar.
5) Autocrítica
¿Qué funcionó bien? ¿Qué podría mejorarse? ¿Hubo buena participación de los empleados? ¿Cómo podría incentivarse la comunicación?
Organizar buenas reuniones no es algo que se logre de un día para otro. Como en la mayoría de las operaciones de una empresa, se necesita un proceso continuo de reflexión y mejora.
