La mayoría de los gerentes conoce bien la idea de que sin importar lo ocupados que estén, pueden hacer más. Siempre hay un nuevo proyecto que emprender, otra reunión a la que asistir u otro correo electrónico que responder.
Ahora, ha surgido una nueva teoría sobre cómo los gestores pueden hacer más tareas y hacerlas mejor. Plantea, en el fondo, que para lograr más hay que hacer menos.
“Todo el mundo dice que sus días son demasiado cortos”, indica J. Keith Murnighan, profesor en la Escuela de Negocios Kellogg de la Universidad de Northwestern y autor de un libro sobre el tema. La clave para generar mayor productividad, dice Murnighan, es decir que no: desactivar las alertas del correo electrónico, declinar invitaciones para reuniones y llegar a casa a tiempo para la cena.
Decenas de estudios apuntan a lo mismo: la clave para ser un gerente y empresario más productivo puede ser hacer menos y sin interrupciones. Por ejemplo, un estudio realizado en 2008 por investigadores en la Universidad de California, en Irvine, y la Universidad de Humboldt, en Berlín, encontró que las interrupciones constantes hacen que el trabajo sufra y que ” la gente cambie no solo sus ritmos de trabajo, sino también sus estrategias y estados mentales”.
Gloria Mark, profesora en Irvine y coautora de la investigación, enfatiza que “el estrés aumentaba significativamente al ser interrumpido”. La causa del estrés, dice, proviene de “tener que seguir cambiando la atención”.
No será fácil
Aunque los ejecutivos pueden comprender intelectualmente que los días ocupados en la oficina no equivalen a una mayor productividad, ser un poco perezoso es más difícil de lo que parece. Las reorganizaciones que permiten que los ejecutivos se enfoquen menos en las tareas cotidianas son cruciales pero pueden demorar meses o años, afirma Stephan Liozu, un asesor corporativo y profesor adjunto en la Universidad de Case Western Reserve. Otras medidas útiles, dice, podrían incluir tomar vacaciones sin interrupciones y exigir descripciones laborales detalladas que liberen a los altos gerentes de tareas que pueden delegarse fácilmente.
Incluso cuando las empresas dicen que quieren un cambio, la mayoría no lo ponen en práctica, dice Liozu, quien agrega que a menudo le pide a los ejecutivos que dejen de enviar e-mails los fines de semana para enviar un claro mensaje de que están descansando. Pero muchos ejecutivos no saben cómo bajar la intensidad y cumplir plazos más razonables “Estar ocupado y actuar como si estuviera ocupado puede adictivo”, manifiesta Liozu.
Despeje sus mañanas
A pesar del escepticismo generalizado, hay gerentes que siguen el principio de “hacer más haciendo menos” y descubren que funciona bien. Kyle McDowell, vicepresidente de UnitedHealth Group Inc., UNH +1.25% no agenda reuniones en la mañana para evaluar las metas estratégicas. A la hora de considerar candidatos a un empleo, le asigna una mayor importancia a la pasión por el trabajo que a poseer las aptitudes exactas requeridas. No tiene inconvenientes en delegar los proyectos más difíciles a sus entusiastas subordinados, indica, ya que sabe que están más dispuestos a tomar riesgos. “Mucha gente confunde los resultados con el esfuerzo”, dice.
Calidad, no cantidad
Jeff Zwelling, fundador de cinco empresas de tecnología, recientemente expuso ante un grupo de posibles inversionistas sobre su nueva compañía, Convertro, una firma de medición de medios. Zwelling, presidente ejecutivo y cofundador de la empresa, afirma que dejó en claro al grupo que trabaja ocho horas al día, una práctica inusual en el mundo de las empresas recién formadas, o startups, donde se puede llegar a trabajar 90 horas a la semana. “Es posible que vaya a clase de Pilates a las 3 de la tarde y no quiero que nadie piense que soy un pésimo presidente ejecutivo por eso”, le dijo al grupo de inversionistas potenciales. El éxito, les aseguró, proviene de “no abrumarme con las tareas cotidianas”.
Zwelling señala que prefiere contratar a empleados que tengan pasatiempos fuera del trabajo. Los hace más eficaces en la oficina, afirma, ya que quieren tener tiempo extra para sus intereses personales. El ejecutivo lidera con el ejemplo, explicando a todos los empleados recién contratados que trabaja arduamente mientras se encuentra en la oficina, lo que significa no perder el tiempo en las redes sociales o navegando por Internet.
Donna Flynn, directora de espacios de oficina futuros del fabricante de muebles Steelcase Inc., SCS +0.52% trabaja a su propio ritmo y deja que su personal de investigadores conductuales haga lo mismo. Su equipo trabaja en distintos países. En lugar de programar videoconferencias y llamadas para mantener un contacto diario, los investigadores trabajan en proyectos a largo plazo y se reúnen en persona dos semanas al año. El hecho de no tener un constate contacto, dice Flynn, permite a todos trabajar con mayor eficacia. “Lo importante es tener tiempo de trabajo de más alta calidad, ya que uno dedica tiempo a su bienestar”, anota.
