¿Cómo saber cuándo es hora de actualizar las herramientas tecnológicas dentro de la compañía? La pregunta no tiene una única respuesta. ¿Por qué? Es simple, las compañías así como las personas no tienen la misma forma de relacionarse con la tecnología. Sin embargo hay que saber qué cuanto mayor sea el salto que haya que dar entre versiones, más costoso y demandante resultará.
En principio realizaré una comparación entre la tecnología de uso personal y la empresarial, el lugar que cada una tiene en nuestras vidas es progresivo en la medida que somos funcionales en un sistema de mercado. Propongo un ejemplo que sirve para describir las diferentes situaciones. Pensemos en un celular, están quienes cambian de aparato cada dos o tres meses, siempre quieren el último modelo y se toman su tiempo para reconfigurar los tonos de llamados, pasar todos sus contactos y descubrir sus nuevas funciones. Eso implica trabajo y tiempo. Por otro lado, están los que consideran que la función del celular es simplemente poder hablar por teléfono y que eso está resuelto en el aparato que tienen. Sienten que no necesitan ninguna actualización porque su teléfono satisface sus necesidades.
Lo que ocurre con los celulares, ocurre en las empresas con las distintas tecnologías. La diferencia es que la mayoría de las personas no utilizan el celular con un criterio de productividad y no realizan un verdadero análisis de costo-beneficio. En la empresa, ese es un punto que sí hay que analizar.
Si bien siempre las nuevas herramientas admiten una mejora en los procesos, hay que respetar los ciclos. Como mencionábamos, la transformación implica trabajo y tiempo y esa no es la mejor estrategia de maximización del uso tecnológico. Eso implicaría asumir el esfuerzo del cambio con una frecuencia tal que tiene menos beneficios que mantener una tecnología por un tiempo. La ecuación que deberíamos hacer es la mejor combinación de las variables; innovación, seguridad y confort.
O sea, las organizaciones deben evaluar cuál es el paso de cambio adecuado para maximizar su beneficio económico y su beneficio de procesos de negocios en relación a la disponibilidad de las tecnologías existentes. No hay una métrica universal que defina que cada 3 años conviene cambiar el sistema operativo, cada 5 años las computadoras o cada 2 meses actualizar los procesos de su ERP (Enterprise Resource Planning) para incorporar nuevas funcionalidades. Cada empresa tiene que aprender a realizar su propia ecuación de beneficio, el costo de ello y la amortización esperada de ese costo.
En ese sentido, hay procesos que se pueden resolver a partir de la incorporación de funcionalidad de un ERP ERP (Enterprise Resource Planning) nuevo o su actualización. Generalmente, de 3 a 5 años es un término mínimo para grandes cambios de organización
Después tenemos el segundo caso que ejemplificábamos. Quiénes no se actualizan pueden estar perdiendo la oportunidad de mejorar el negocio. Hay muchas empresas que en el 2010 usan software de la década del 90 para administrarse y gestionarse y que terminan resolviendo con parches o con soluciones fragmentarias cosas que en la integración de un sistema se simplificarían notablemente. Lo real es que ahí hay costos ocultos que atender.
El ciclo de un ERP (Enterprise Resource Planning) puede tener una vida útil que exceda los 10 años, siempre que sea una versión de producto donde el fabricante incorporó mejoras, beneficios, actualizaciones. Hay ciclos pequeños de ajuste y actualización que pueden pensarse en el año a año y que tienen su repago en la inversión y en la mejora que puso la empresa en el transcurso de un ejercicio y otro.
Aunque los tiempos para actualizar una herramienta son los tiempos de la empresa y no los del proveedor, es importante tener un proveedor de confianza que pueda guiar las necesidades de la empresa. Ya que muchas veces, la empresa no logra atender adecuadamente a sus propias necesidades, porque el análisis de oportunidad está postergado por otras necesidades operativas.
En este sentido, tiene que existir alguien que esté evaluando las mejoras que introdujo el proveedor y haciendo el análisis de conveniencia de la actualización, sabiendo que se manifestará como una necesidad, por obsolescencia tecnológica, por el dinamismo menguante que tendrá el proveedor de introducir mejoras en versiones viejas.
