En el dilema entre definir procedimientos y seguirlos vs trabajar según el día a día, en la empresa, suele triunfar el día a día sobre el animo de ordenar y prestablecer, creyendo que adaptarnos todo el tiempo a cada cliente o proveedor, nos hace mas agiles. Sin embargo los procedimientos existen y fueron definidos por razones específicas: para poder estandarizar los procesos según políticas y normas propias de cada organización estableciendo reglas claras, que ayudan a empleados, clientes, proveedores.
Es el management, quien debe “bajar” el lineamiento acerca de cómo quiere que se realicen las tareas. La dirección de la empresa debe transmitir que las reglas impuestas no son arbitrarias, sino que tienen un sentido, que buscan minimizar los riesgos y detectar si hubiera algún problema durante el procedimiento, y por supuesto debe ser la primera en aceptarlo, y creer en los procedimientos.
El gran desconcierto surge cuando en las bases se realiza el trabajo, pero en la dirección de la compañía los procesos se vuelven informales, muchas veces con la idea de apagar incendios.
Para que esto no ocurra es recomendable trabajar con la dirección, desde lo formal de los procedimientos, hasta el cambio cultural. Es una tarea lenta, ya que hablamos de un cambio, pero es posible.
Es conveniente llevar un registro escrito de los procedimientos, esto los hace mas reales, y tangibles. A su vez, éstos deben ajustarse a las realidades de cada compañía, y con cierta frecuencia hay que revisar qué resultados están ofreciendo, si realmente cumplen su función o es necesario hacer algún ajuste.
El control interno es una herramienta fundamental para poder planificar, seguir estrategias, operar y supervisar el estado de gestión, que permite determinar la eficiencia de cada área y si es necesario hacer algun ajuste. De esta manera será posible chequear que la facturación corresponda a pedidos reales, que las compras se realicen según los presupuestos o que lo que se abona es a contraprestación de un servicio recibido.
El control interno dentro de la organización permite a la gerencia visualizar si cada área está realizando el trabajo estipulado y su grado de eficacia.
Generalmente se piensa que el control interno es importante para empresas que poseen grandes estructuras, pero es una herramienta útil para todas las firmas, sin importar su tamaño. Las Pymes también pueden hacer control interno, e incluso puede serles más necesario dado que en las empresas chicas una misma persona desarrolla múltiples acciones.
Podemos decir que Control Interno es una serie de acciones por medio de las que la Gerencia puede comprobar si sus procesos se están realizando como fueron determinados; si cada responsable esta desarrollando las tareas definidas; si hay procesos por mejorar, y si éstos se realizan con integridad. Este proceso es el correcto sin importar el tamaño de la empresa.
Por ejemplo, compras que se realizaron sin su orden correspondiente (esto surge de tener facturas directas sin un documento antecedente), por lo que habrá que definir si se está frente a compras no autorizadas o fuera de presupuesto.
Por otro lado, existen empresas que rehúyen este tipo de controles pues creen que manifiestan desconfianza hacia sus propios miembros, y temen afectar las relaciones internas. Esto puede suceder en empresas con empleados de mucha antigüedad, empresas familiares, etc.
Pero cuando la empresa empieza a crecer la gestión se vuelve más compleja, por lo que todos deberán adecuarse a nuevas formas de trabajar, además de los cambios propios de la evolución.
Conocer a fondo las necesidades de la compañía, tener en claro qué tarea realiza cada sector y definir los procesos son los tres puntos clave para que un programa de control interno resulte cien por ciento efectivo y sustentable en el tiempo.
