¿Cuántas veces ocurre, en la vida de una empresa, que un gerente contrata una consultora o un proveedor para hacer las cosas que ya está haciendo el gerente de otra área?
En muchas organizaciones, algunos gerentes manejan su grupo como si fuera una “quinta propia”, ignorando las actividades llevadas a cabo por otros departamentos, actividades que suelen ser cercanas y complementarias.
De esta forma, la falta de conectividad suele generar un tremendo despilfarro de recursos, por ejemplo, bajo la forma de trabajos hechos por duplicado o la imposibilidad de que las buenas prácticas de un departamento se transmitan a los demás.
¿Cómo resolver este despilfarro de energías?
Treinta años atrás, diseñé una metodología llamada “el juego de la malla”, un sencillo ejercicio de conectividad con el objetivo de agregar potencialidades y aprovechar oportunidades de sinergias para que las distintas áreas se complementen perfectamente unas con otras.
En un primer momento, se forman varios grupos de dos personas que incluyen representantes de distintas áreas, por ejemplo, marketing y recursos humanos. Cada participante relata al otro sus actividades cotidianas y la forma en que crea valor para la empresa.
En un segundo momento, los participantes se reorganizan, esta vez, en grupos de cuatro personas. Así, cada empleado cuenta al resto lo que el otro le relató en la fase anterior. Seguidamente, se repite el ejercicio en grupos de ocho personas.
En este punto, sobre un dibujo de círculos que representan las diversas áreas, se escriben los nombres de los participantes y sus respectivas funciones. Así, todos aprenden cosas que hacen los otros pero que ellos no sabían y va descubriéndose la existencia de vínculos entre las actividades de las distintas áreas y procesos.
Los resultados se vuelcan en una transparencia donde cada grupo de ocho personas describe la manera en que percibe las relaciones entre las áreas. Así, queda establecida una “malla” de relaciones, un tejido que representa gráficamente las interacciones e interfases entre las distintas áreas o departamentos.
Finalmente, cada grupo de ocho explica al resto de los participantes su percepción sobre las relaciones entre las áreas. Así, queda claro que existen fuertes oportunidades de sinergia que no están siendo aprovechadas.
Al segundo día del ejercicio, en lugar de formar grupos con representantes de las distintas áreas, las personas se organizan por área para discutir una agenda de “desobstrucción”, es decir, las medidas concretas a adoptar para abrir las cañerías de la colaboración con las otras áreas.
En base a este diagnóstico, se elabora una agenda para las siguientes semanas y meses, donde cada área establece una serie de objetivos de sinergia con las demás. Es importante que los objetivos queden firmados como un compromiso para que realmente existan incentivos para su cumplimiento.
En definitiva, el “juego de la malla” es un sencillo ejercicio que puede ahorrar muchísimo dinero a la empresa a través de la identificación de los enlaces donde existen complementariedades. Así, las distintas áreas y departamentos pueden construir una cultura de sinergia.
