Muchas veces, saber cuándo es el tiempo indicado para actualizar las herramientas de la empresa es un interrogante demasiado intenso para algunos directivos. Lo cierto es que los tiempos que corren rara vez permiten que se llegue a estar obsoleto, por eso hay que estar atentos al crecimiento, desarrollo y necesidades del proceso productivo de la firma.
Sin dudas, los tiempos para actualizar una herramienta son los de la empresa, no los del proveedor. Sin embargo, muchas veces la compañía no logra atender adecuadamente a sus propias necesidades porque el análisis de oportunidad fue postergado por otras necesidades operativas o las urgencias diarias. En este sentido, se puede ver claramente la importancia de la planificación y de la evaluación que debe estar bajo la responsabilidad de un empleado para que éste sepa las mejoras que introdujo el proveedor y haga el análisis de conveniencia de la actualización.
Siempre sabiendo que, a la larga, la actualización se manifestará como una necesidad (ya sea por obsolescencia tecnológica o por el dinamismo menguante que tendrá el proveedor al querer introducir mejoras en versiones viejas), hay que tener en cuenta que cuanto más alto sea el salto que haya que dar entre los modelos, más costosa (en financiación, tiempo y capacitación) será la transición.
Casi siempre la búsqueda tiene que ver con la voluntad de mejorar e innovar, también puede ser por la necesidad de dar un salto operativo.
Hay situaciones, como la compra de una compañía, querer venderla o pasar a formar parte de una multinacional, que piden que la actualización sea hecha. A la larga la necesidad se manifestará.
Un proyecto de actualización, que demanda una inversión, debe evaluarse para un mínimo de cinco años, pues el esfuerzo, la apreciación, la decisión, la implementación y la estabilización consumen no menos de un año. Luego, el resto, es para disfrutar de las mejoras.
Si bien los sistemas ERP están preparados para adaptarse a los cambios de la empresa, el crecimiento marca que hay que invertir en nuevas versiones para incorporar nuevas funcionalidades y tener así una mayor infraestructura. La evolución de las compañías muchas veces requiere mayor tiempo de producción y también deben responder a las exigencias de los clientes. Por eso, estas herramientas facilitan tareas como la cobranza, la rotación de inventario, la productividad de quienes trabajan en la calle y los tiempos de producción, entre otras cosas.
Por último, es bueno que la empresa mantenga un vínculo estrecho con su proveedor de ERP para saber qué puede estar necesitando y contar con la mirada de los expertos.
