La mayoría de las empresas cuenta con información de costos atomizada en diferentes bases de datos y aplicaciones.
Esto requiere de una importante carga horaria en la búsqueda y clasificación de datos, quitando tiempo para las tareas de mayor valor: el análisis y la generación de información útil para la toma de decisiones.
Afortunadamente, existen múltiples herramientas tecnológicas que pueden ayudarnos en estas tareas. Muchas veces, vienen incluidas en las funcionalidades de costos de los ERP de clase mundial como SAP u Oracle.
En otros casos, se pueden obtener aplicando extensiones del ERP o integrando las diferentes aplicaciones que procesan los diferentes conceptos de costos de las empresas.
Así, veamos de qué forma la tecnología puede sernos útil para gestionar los costos en nuestro negocio.
Reducción de costos de fabricación con demanda variable
En un escenario de fábrica que produce para stock y demanda variable, es difícil evitar costos de stock y/o de paradas y cambios en las líneas de producción requeridas para satisfacer los cambios de la demanda.
Como solución de bajo costo y alto impacto, es posible desarrollar un tablero de control. De esta forma, el Área de Ventas podrá consultar la programación de la producción con una o dos semanas de antelación, y simular escenarios para reprogramar y/o renegociar entregas.
En caso de que deba solicitarse un cambio al Área de Producción, éste podrá hacerse con mayor anticipación, lo que permitirá reprogramar la actividad de la planta, con el consecuente ahorro asociado.
Prevención de pérdida de rentabilidad por aumento de costos en insumos críticos
Otra medida importante consiste en implementar un sistema que integre los costos de insumos con los estándares de fabricación, los precios de compra y reposición y las alertas provenientes del mercado.
Esto nos permitirá reaccionar más rápidamente que la competencia, para abastecernos, por ejemplo, de sustitutos de igual o menor precio de reposición.
Utilizando una herramienta de Workflow y configurando una simple regla de negocio, el sistema podrá alertarnos, vía email, de las variaciones de precios en nuestros insumos críticos, ofreciéndonos la posibilidad de utilizar sustitutos en stock o sugerir proveedores con mejores precios.
Prevención de costos de soporte por defectos de fábrica
Si contamos con una herramienta de Workflow, podremos recibir alertas de calidad en la producción. Esto nos permitirá planificar nuestras entregas y coordinar la asistencia técnica, minimizando costos de devoluciones (además del riesgo de perder clientes insatisfechos).
Habitualmente, el Área de Soporte Técnico no cuenta con información anticipada de las fallas de producción.
Así, tener visibilidad anticipada de los partes de producción y de los tiempos de entrega favorece el desarrollo de acciones preventivas que, en muchos casos, podrán ser aceptadas por la demanda y, en otros, podrán ser generadoras de planes de contingencia.
Para que esto sea viable, es importante que la plataforma reciba información de todas las etapas de la cadena: Ventas-Producción-Despacho y Soporte.
Reducción de costos en la curva de aprendizaje
Si contamos con procesos documentados, podremos acelerar la curva de aprendizaje de los nuevos ingresantes en la empresa y reducir costos por autocapacitación.
Adicionalmente, si utilizamos una herramienta para mapear nuestros procesos de negocio (BPM, Business Process Management), donde se asignen roles y recursos por proceso, podremos controlar los costos de proceso como si fueran simples órdenes de trabajo de un sistema de mantenimiento correctivo.
Reducción de costos de ventas
Contar con una herramienta para registro de contactos y de acciones de venta online, permitirá que los supervisores amplíen su rol de controlar el proceso comercial al de coach que colabora en cada situación y persona, ayudando a calificar oportunidades, negociar condiciones, cerrar ventas, etc.
Para esto, tenemos soluciones de bajo costo y alto impacto como los CRM (Customer Relationship Management).
Además de reducir costos de venta, el CRM nos ayuda a conocer y comprender la demanda. En ciertos casos, esto nos permitirá modificar la fabricación de los pedidos para satisfacer una demanda personalizada.
Si además se integra con las campañas de Marketing por un lado y con las Ventas del ERP por el otro, podrán medirse los resultados de la campaña en su tasa de conversión de ventas efectivas esperadas.
En definitiva, la tecnología de la información nos brinda múltiples oportunidades para una gestión más inteligente de nuestros costos.
No obstante, el aprovechamiento de dichas tecnologías requiere una voluntad previa de ajustar la cultura organizacional de manera de facilitar la integración y articulación de personas con informaciones, asignar “dueños” de procesos, redefinir roles y responsabilidades y priorizar la calidad de los procesos y datos alineados.
De esta manera, nuestro sistema de información de costos nos ayudará, no sólo a gastar menos, sino a mejorar la calidad del gasto y de nuestras asignaciones de recursos.
