Una función de Control de Contratistas, adecuadamente preparada, permite gerenciar riesgos de manera anticipada, posibilitando obtener una mejora cualitativa en la gestión empresaria, y menores costos operativos.
Van aquí algunas preguntas que recibimos y sus respuestas. ¿Cuándo una compañía advierte la necesidad de crear o especializar su función de Control de Contratistas?
Entendemos que las compañías requieren una función de control realmente atenta y estudiosa de los riesgos del negocio y de sus operaciones, y esto implica conocerlos y, mediante las mejores prácticas de control interno, contribuir con adecuadas actividades a mitigarlos. Y el control interno no es ajeno al riesgo que conlleva trabajar con terceros contratistas y subcontratistas, todo lo contrario: es un punto de alto nivel de contingencias donde se debe poner foco.
El rol de control de contratistas ha ido cambiando de reactivo a proactivo y, más aún, al de un asesor para diferentes gerencias y otras áreas o funciones, tales como Legales, RRHH, Finanzas, Compras, Mantenimiento, Seguridad Industrial, Medioambiente, Calidad, por nombrar algunas. Por lo tanto, habiendo una necesidad de profesionalizar la función y existiendo organizaciones que no tienen los recursos para enfrentarla, surge lo que se denomina BPCO (business process control outsourcing) de la labor de control.
BPCO –Business Process Control Outsourcing- no es solo suministrar recursos, sino que implica abordar un proceso complejo y entregarlo total o parcialmente para su gestión profesional. Al respecto el Control de Contratistas es un típico caso. Existen básicamente dos formas de brindar dicha solución: full outsourcing y co-sourcing. La primera de ellas se basa en delegar completamente en un externo dicha actividad, mientras que la restante se caracteriza por trabajar conjuntamente. No podemos decir que una es mejor que otra, por el contrario, es una decisión que depende de las necesidades de la gerencia y de la cultura de la organización.
Las ventajas del BPCO en el ámbito empresario son cuantiosas y de suma importancia para el éxito de cualquier empresa que busque minimizar y mitigar sus riesgos estratégicos y operativos: autonomía, confiabilidad, flexibilidad en la utilización de recursos, acceso a personal especializado y a tecnología de punta y, por supuesto, un elemento clave: aplicación de un plan de trabajo enfocado en las áreas que pongan en mayor medida en riesgo la consecución de los objetivos organizacionales.
El Control y el avance en la tecnología
El nuevo enfoque BPCO justifica la existencia de “controladores especialistas en determinados procesos”, con adecuado manejo de la tecnología aplicable y con una gerencia experta en “project management” que otorgue la flexibilidad necesaria y la administración de recursos profesional. De esta forma, una organización profesional que cuente con recursos altamente especializados en esta materia –lo cual supone una inversión en entrenamiento focalizado- solo se justifica si actúan rotativamente en el cliente que lo requiera. Este enfoque fortalece la afirmación que la tercerización en este sentido es la alternativa más recomendable y que la propia empresa no podría mantener estos procesos de control.
Cada vez son más las compañías que solicitan equipos de trabajo externalizados expertos en control. Que además de aplicar modernas metodologías y mejores prácticas, actúen con alto compromiso, confiabilidad, confidencialidad y elevado nivel de seguridad en el manejo de la información, Además que aporten valor agregado y mecanismos de mejora continua. Hoy se espera que los líderes de proyectos de equipos “BPCO” actúen como consultores estratégicos, aportando una visión de negocios que deben enriquecer a la organización y optimizar su performance. Equivale a una solución gerencial que contribuye a la eficiencia y eficacia en la estrategia y las operaciones, cumplimiento de los requerimientos legales y obtención de información confiable, tanto de gestión como de publicación hacia los terceros interesados.
