Empresarialmente existen cuatro grandes etapas que fundamentan las principales labores de todo Administrador o Gerente, siendo ellas la Planificación; La Organización, La Dirección y El Control.
En forma integral a estas cuatro etapas se les denomina “El Proceso Administrativo”
El proceso administrativo representa el sentido común de la Administración, representa un proceso lógico, cuyo diseño e implementación responde a los principales criterios de gestión que todo Administrador o Gerente debe conocer y debe aplicar.
Para aclarar los conceptos:
Administrar significa “ Hacer a través de otros ”; dicho en otras palabras es hacer a través de los demás; Aprovechar las competencias, el talento y el potencial de los demás”
Por su parte; Se entiende por proceso a la “Serie de actividades o tareas que conjuntamente y ejecutadas en forma secuencial y cronológica facilitan el cumplimiento de objetivos”.
Es importante resaltar que el corazón de esta definición son las palabras secuencial y cronológica, que en términos simples significa que después de la actividad numero 3 se ejecuta la número 4 y antes de la tarea número 2 se debe realizar la número 1.
La secuencia cronológica se refiere al tiempo de ejecución de cada una de las actividades o tareas. La temporalidad a la que se refiere no es circunstancial, tampoco es opcional, la secuencia de las etapas del proceso administrativo no debe cambiar.
También es importante resaltar que dentro de la definición destaca la palabra “Conjuntamente”; lo cual significa que las etapas se complementan entre sí, no son excluyentes y realizarlas por separado no garantiza ningún éxito.
Podemos complementar los conceptos, con la definición de Proceso Administrativo; la que relacionando las definiciones anteriores se describe así:
“Serie de actividades o tareas que conjuntamente y ejecutadas en forma secuencial y cronológica facilitan el cumplimiento de objetivos, utilizando para ello las competencia, talento y potencial de los demás”.
Bajo esta premisa, es importante definir cada una de las etapas del proceso Administrativo;
PLANIFICACIÓN: Etapa del proceso administrativo en donde se detallan los objetivos que se desean alcanzar; las actividades que se deben ejecutar y los recursos que se deben adquirir para lograrlo.
ORGANIZACIÓN: Etapa del proceso administrativo que ordena las actividades y los recursos, para facilitar el alcance de los objetivos.
DIRECCIÓN: Etapa del proceso administrativo que alinea los esfuerzos individuales hacia el alcance de los objetivos, aprovechando al máximo los recursos y ejecutando eficientemente las actividades o tareas.
CONTROL: Etapa del proceso administrativo en donde se detectan las desviaciones entre lo planificado y lo ejecutado.
Las etapas del proceso administrativo no son excluyentes, son complementarias, ninguna de ellas por separado genera valor, ninguna de ellas por separado genera resultados exitosos.
La importancia de cada una de las etapas radica en:
a). la planificación es la etapa que nos indica, lo que queremos hacer, la ruta que debemos seguir. Por su alcance puede ser estratégica u operativa.
• La planificación estratégica es de mediano y largo plazo, se desarrolla para efectos de futuro, es la que nos ayuda a definir la visión organizacional.
• La planificación operativa es de corto plazo, está relacionada con las actividades o tareas rutinarias, tienen que ver con el día a día de la organización.
b) La etapa de organización se refiere al orden que debe existir dentro de la empresa, incluye la estructura organizacional (organigrama), el diseño de procesos y descripción de procedimientos, así como la descripción funcional de los diferentes puestos de trabajo.
c) La etapa de dirección es la que se relaciona con el liderazgo, es la función de guiar a la organización (a través de las personas) hacia el cumplimiento de los objetivos.
• Las etapas de organización y dirección se convierten en las etapas que marcan el ritmo de la ejecución.
d). La etapa del control genera mucho valor cuando se tiene claridad de lo planificado. La realidad es que no se puede controlar lo que no se planifica.
Bajo estas premisas es comprensible que entender y respetar la secuencia cronológica de las actividades nos facilita el cumplimiento de los objetivos organizacionales; A este entendimiento se le denomina sentido común.
El sentido común del gestor administrativo es una mezcla del conocimiento, la experiencia y las habilidades que le permiten tomar decisiones.
• El conocimiento se refiere a la información que maneja. Son los fundamentos intelectuales del pensamiento.
• La experiencia se refiere a la práctica que ha desarrollado en un tema específico, es la representación de la ejecución.
• Las habilidades se refieren a las competencias personales que se han convertido en fortalezas individuales, también se puede incluir aquí a las destrezas (aptitudes motrices).
La aplicación integral de estos tres elementos hace que la toma de decisiones sea efectiva y nos ayude a tener certeza los resultados que se esperan obtener, de acuerdo a las inversiones que se deben realizar.
La evolución del Proceso Administrativo en la historia es muy sutil, en realidad la evolución ha sido más de FORMA y no de FONDO, las etapas siguen siendo las mismas, las herramientas y las técnicas que se utilizan para aplicar las diferentes etapas de “Planificación, Organización, Dirección y Control” son las que han evolucionado, existe una transición de herramientas y técnicas manuales hacía sistemas y procedimientos automatizados para el efecto, con los cuales se logra mayor eficiencia y control.
Sin embargo, cabe destacar que aunque las etapas del proceso Administrativo siguen siendo las mismas, el orden lógico y secuencial del proceso descrito con anterioridad si está teniendo cambios en su diseño, ya que por los niveles de importancia el orden de las etapas debe ser.
• Dirección (Liderazgo)
• Planificación
• Organización
• Control
Para soportar este planteamiento, cabe destacar que el Liderazgo incluye:
a) Definir la Visión Organizacional (Planificación)
b) Ordenamiento de Actividades y Recursos, así como la Gestión y Dirección del Talento Humano (Organización)
c) Diseñar Indicadores de Desempeño para evaluar y garantizar lo Planificado (Control)
La conclusión es simple; Es muy difícil pensar que las primeras dos etapas del Proceso Administrativo serán eficientes, si el LIDERAZGO (etapa de Dirección) se desarrolla como tercera etapa del mismo.
En esta lógica, pareciera que el Liderazgo se va a utilizar con fines de Control. Sin embargo dentro de la Administración Estratégica, la Planificación y la Organización son las etapas que más necesitan del Liderazgo, el Control es una simple consecuencia.
“Hágalo bien desde el inicio”.
