El riesgo y la incertidumbre son elementos con los suele enfrentarse el líder de un proyecto.
El riesgo es una medida de la desviación de un resultado esperado o deseado que afecta al proyecto. Por ejemplo, sobrepasar el presupuesto inicial o la fecha planificada de culminación. Estas son circunstancias que representan una posibilidad de pérdida económica.
La incertidumbre, por su parte, es la falta del conocimiento seguro y claro respecto al desenlace futuro de alguna acción que puede derivar en riesgo.
Así, ¿cómo estimar el riesgo de un proyecto? ¿Cómo disminuir la incertidumbre? Responder a estas interrogantes nos permitirá desarrollar una metodología de gestión para culminar nuestros proyectos a tiempo y dentro del presupuesto previsto.
Estimación del nivel de incertidumbre
El objetivo de hacer un análisis de incertidumbre es mejorar la calidad y el resultado del proceso de toma de decisiones. Primero se deben determinar y cuantificar las fuentes de incertidumbre para construir estimadores de riesgo más confiables.
Para ello es necesario describir los tipos y niveles de incertidumbre que pueden estar presentes para considerar su efecto y poder construir los estimadores de riesgo.
Ron Johnston (Johnston, 2004), define y explica cuatro niveles de incertidumbre:
“Un futuro bastante claro”. Es posible desarrollar un pronóstico único del futuro lo suficientemente preciso como para establecer una estrategia. La herramienta más adecuada para este nivel de incertidumbre es el planeamiento estratégico, la investigación de mercado, el análisis de los competidores así como el análisis de la cadena de valor.
“Futuros Alternativos”. Aquí el futuro puede ser descrito como de varios resultados alternativos. El análisis no puede identificar el resultado que se producirá, aunque puede ayudar a establecer prioridades.
Es necesario trazar el mapa de los principales caminos alternativos, la asignación de probabilidades, el análisis matricial de impacto y la aplicación de herramientas clásicas de análisis de decisión para evaluar los riesgos y rendimientos relacionados con cada opción.
“Un intervalo de futuros”. Aquí es posible identificar un intervalo de futuros posibles. El intervalo es definido en función de una serie de variables claves, pero el resultado real puede situarse en cualquier punto de un continuo delimitado por dicho intervalo. Los problemas socioeconómicos como la producción de alimentos, el urbanismo, y la salud pública, se encuentran en este tercer nivel de incertidumbre.
“Verdadera ambigüedad”. Las múltiples dimensiones de la incertidumbre interactúan para crear un ambiente que es prácticamente imposible de predecir. No se puede identificar el intervalo de resultados posibles y mucho menos los escenarios comprendidos dentro del intervalo.
No es posible identificar (mucho menos, predecir) todas las variables pertinentes que definirán el futuro. Las incursiones militares están enmarcadas por la incertidumbre de nivel 4. Hay muchas incógnitas y demasiados elementos supeditados al resultado de otros sobre los que no tenemos certezas.
Tripier (Tripier, 2006) define los siguientes niveles de incertidumbre:
Normal: Si son internos a la empresa o institución o si al ser externos están asociados a la dinámica del negocio (clientes, empleados y proveedores; comportamiento de nuestros beneficios; éxito de nuevos productos; corrección del tipo de cambio; acuerdos comerciales y de inversión con otros países y regiones). Pueden enfrentarse en el ámbito de las decisiones gerenciales vía tecnología o precios.
Alta: Si son externos y están relacionados con las reglas de juego (estado de derecho, inseguridad, devaluación del tipo de cambio, tratamiento de la propiedad privada, respeto a acuerdos internacionales). No es posible enfrentar la situación con decisiones gerenciales y hace falta recurrir a acciones de excepción tales como planes de crisis y continuidad.
De esta forma, combinando estas dos definiciones, la siguiente figura nos brinda un panorama para entender el nivel de incertidumbre que estamos enfrentando:
Clasificando los riesgos
En el apartado anterior, hemos señalado los distintos tipos de incertidumbre que afectan al proyecto. Veamos, ahora, las distintas categorías de riesgos:
Riesgos de mercado: Son los riesgos derivados de la inserción o desenvolvimiento en el mercado que involucra el proyecto, sus aportes, beneficios e implicaciones que tiene, así como la pérdida que pueda ocasionar a la empresa determinada acción de gestión de mercado.
Estos riesgos se vinculan, en general, con la inestabilidad económica, con las pérdidas potenciales por cambios de los precios, y con inconvenientes de liquidez.
Riesgos financieros: Son los riesgos relacionados con el costo y presupuesto del proyecto (incluyendo el costo del proceso de la gestión de riesgos). También se incluyen las acciones que derivan en riesgos cuando las contrapartes no cumplen sus obligaciones contractuales.
Riesgos humanos: Son los riesgos relacionados con el personal que realizará el trabajo, con su preparación y el logro de las competencias necesarias para obtener resultados positivos, así como los que tengan relación con otras personas involucradas.
Se incluyen además los relacionados a los ingresos económicos injustos, la monotonía, y la falta de incentivos y motivación. En esta categoría se tienen en cuenta las competencias y la creatividad del líder del proyecto para que el equipo de trabajo se sienta motivado y la facilidad o libertad para la toma de decisiones frente a riesgos y en situaciones de incertidumbre.
Riesgos jurídicos: Trata los riesgos relacionados con los temas jurídicos/legales del proyecto. El riesgo legal se presenta con la probabilidad de producirse pérdidas porque las actividades de la empresa no están conformes con la legislación y la normativa vigentes, porque la contraparte no tiene la autoridad legal para realizar una transacción o, porque, en un negocio internacional, aparece una incoherencia normativa de los países involucrados.
Riesgos de ambiente: Aquí se incluyen los riesgos relacionados con el entorno donde se desarrollará el trabajo así como el entorno donde la solución será implantada; se asimilan los riesgos relacionados con el comportamiento social de las personas que desarrollarán la solución así como de las personas que la usarán.
Riesgos estratégicos: Están relacionados con la planeación estratégica de la empresa que realizará el trabajo y en cómo el proyecto ayuda a alcanzar esos objetivos estratégicos.
Riesgos asociados a la gestión: Es la probabilidad de pérdidas por errores e ineficiencia de la organización interna del equipo de dirección del proyecto. Estos riesgos están asociados con la administración inadecuada del proceso de cambio que incluye compromisos y entrenamiento de los usuarios a los cambios de los procesos y la forma de comunicarlos e implementarlos.
Riesgos asociados a la estimación y programación de actividades: Esta es una de las categorías más importantes, pues está relacionada con la planificación de las actividades. Una mala estimación del tiempo en las actividades provoca un fuerte cambio en el proyecto e influye en el ánimo de las personas que trabajan en él.
Riesgos tecnológicos: Están relacionados con la probabilidad de daños en la tecnología a utilizar en el proyecto, los problemas de suministros tecnológicos, y el mantenimiento (en caso de fallas).
Estos riesgos están asociados con los procesos de la información tecnológica que definen, desarrollan, mantienen y operan un entorno de procesamiento de información y las aplicaciones asociadas (servicio al cliente, pago de cuentas).
Riesgos de negocio: Son los riesgos asociados a la volatilidad de los negocios. Esta categoría incluye los riesgos asociados a la gestión de las necesidades del cliente, la frecuencia de los cambios y cómo se procesan estos cambios y los efectos que generan.
Riesgos de no calidad: Son los riesgos asociados o que dificulten la realización de las acciones encaminadas a garantizar la calidad del producto.
Riesgos de imagen: Son los riesgos asociados a la imagen de la empresa que acometerá el proyecto. Esta categoría de riesgos incluye hacer una valoración del cliente que permita predecir los criterios relacionados con el trabajo que se realizará.
Analizando las fuentes de incertidumbre
En el apartado anterior, hemos establecido los conceptos de riesgo e incertidumbre. Veamos, ahora, una serie de actividades para analizar las fuentes de incertidumbre en los procesos de toma de decisiones:
Identificar la fuente de incertidumbre: Actividad que debe ser permanente e interactiva, integrada al proceso de planeación y debe responder a las preguntas: dónde, quién, qué, cuándo, cómo y por qué se pueden originar hechos que influyen en la obtención de resultados.
Identificar el o los riesgos: El objetivo es establecer una valoración y priorización de los riesgos con base en la información ofrecida por los mapas elaborados en la etapa de identificación, con el fin de clasificar los riesgos y proveer información para establecer el nivel de riesgo y las acciones que se van a implementar.
Analizar la información disponible: El análisis del riesgo dependerá de la información sobre el mismo, de su origen y la disponibilidad de los datos. Para adelantarlo es necesario diseñar escalas que pueden ser cuantitativas o cualitativas o una combinación de las dos.
Desarrollar alternativas de solución según el tipo de riesgo: Una vez identificado y cuantificado, se procede a la definición de las alternativas para guiar el impacto y efecto que se desea del riesgo.
Seleccionar la decisión: En esta actividad se parte de que la gestión de riesgos no es la cura definitiva a los problemas, las cosas pueden cambiar, nuevos riesgos surgen y riesgos viejos desaparecen. La secuencia de la gestión de riesgos permite al jefe del grupo de gestión de riesgos revisar decisiones y descubrir errores.
Implantar la estrategia: Una vez diseñado y validado el plan para gestionar los riesgos, es necesario monitorearlo permanentemente teniendo en cuenta que estos nunca dejan de representar una amenaza u oportunidad para el proyecto.
El monitoreo es esencial para asegurar que dichos planes permanezcan vigentes y que las acciones sean efectivas. Evaluando la eficiencia en la implementación y desarrollo de las acciones de control, es esencial hacer revisiones sobre la marcha del plan de manejo de riesgos para evidenciar todas aquellas situaciones o factores que pueden estar influyendo en la aplicación de las acciones preventivas.
Comunicar los riesgos identificados: Esta actividad, por estar última, no quiere decir que se realice al final; se realiza desde el mismo momento en que se identifica la primera amenaza u oportunidad para el proyecto. La comunicación de la existencia de amenazas u oportunidades se debe conocer porque cualquier miembro del proyecto puede ponerlo en peligro.
En definitiva, la planificación y ejecución de un proyecto están sujetas a imprevistos y problemas de diversa índole. Aquí hemos presentado los conceptos básicos que nos permitirán comprender el riesgo y la incertidumbre que enfrentamos.
En un próximo artículo, presentaremos una metodología para reducirlos y lograr que nuestros proyectos cumplan con los objetivos planteados, en el tiempo previsto y dentro del presupuesto estipulado.
