Todos sabemos que aunque en la empresa se determine una forma de hacer las cosas, ésta no siempre se cumple. Porque en la vorágine del día a día, a veces es más sencillo “saltarse” algunas reglas, con el objetivo de agilizar la gestión.
En este sentido vamos a llamar a las reglas que se establecen en las organizaciones, procedimientos. Procedimientos es la herramienta para documentar las reglas establecidas, basándose en Políticas, Normas, y procesos estandarizados.
Pero es responsabilidad del management “bajar” una política clara, sobre la aplicación de sus procedimientos: las reglas no son un tramiterío sin sentido, sino una manera más eficaz de hacer las cosas, evitar riesgos y detectar problemas en la gestión. Eso si, si escribimos procedimientos, los guardamos en una carpeta, y luego la dirección “prefiere” redefinir informalmente los procesos, que le parecen mas agiles, o mas cómodos para el día a día, si estos procedimientos pasan a ser simplemente papelerío, un trámite.
El desafío es poder escribir los procedimientos que se ajusten a la gestión que incluyan controles y procesos claros, que permitan asegurarnos una gestion eficiente y controlada, y que luego podamos analizar resultados en base a los mismos. No es fácil, pero sabemos que es posible, es cuestión de estar convencido de cual es la mejor manera de hacer las cosas, es estar convencidos del resultado esperado, y estar convencido, que no siempre el camino mas corto es el camino mas rápido.
El Control Interno es una herramienta más que debe agregarse a la Gestión de una organización. Sabemos que para aplicar una estrategia, debemos Planificar, Producir/Operar y luego Controlar. Que debemos controlar, debemos controlar resultados, pero también es importante saber como llegamos a ese resultado, por lo tanto ahí es donde controlamos procesos, y de esa manera podemos asegurarnos que el resultado obtenido es legitimo, fue obtenido según los procesos definidos. O sea, la facturación corresponde a pedidos legítimos, los stocks son el reflejo de ingresos y egresos formales de mercadería, las compras corresponden a las establecidas en un presupuesto y las facturas pagas nos podemos quedar tranquilos que corresponden a productos o servicios realmente recibidos en la organización.
Entonces, podemos decir que control interno son una serie de acciones por medio de las cuales la Gerencia puede comprobar si sus procesos se están realizando tal como fueron determinados; si cada responsable esta desarrollando las tareas definidas; si hay procesos por mejorar, y si éstos se realizan con integridad.
O sea, si se cumplen los procedimientos establecidos.
Este proceso solo deben hacerlo grandes organizaciones? Pensemos un instante porque creemos que una Pyme no puede o debe hacerlo?
Veamos un ejemplo práctico que podría ayudarnos a respondernos: la Gerencia decide adquirir productos y servicios solo mediante órdenes de compra autorizadas, que a su vez emanen del análisis y comparación de varios presupuestos. La responsabilidad de llevar a cabo estas tareas se va a centralizar, en una persona o sector determinado. Hasta aquí tenemos definido el proceso, este proceso no solo lo implementan grandes organizaciones.
Luego hay que verificar si esta actividad se realiza de la manera establecida: si se solicitaron los presupuestos y luego se los comparó, seleccionando el mas adecuado para las necesidades de la empresa; quién esta realizando las compras; si todo lo que se paga realmente tuvo una orden de compra formal emitida por el responsable, etc.
Este proceso sería el de control, este control se puede implementar por muestreo, y seguro ya nos dará un resultado sobre el cumplimiento o no del proceso.
Este control no requiere inversión de tecnología, no necesita tener recursos dedicados, ni tampoco tiene un costo adicional al proceso.
Realmente creemos que no hay motivo para que una Pyme no lo haga. Es mas diríamos que debe hacerlo, porque tiene los mismos o mayores riesgos de estar cometiendo “errores”, que una gran empresa, ya que con menos recursos, y superposición de tareas, el error es mas fácil que aparezca. Y poder puede, tal cual como una gran empresa, ya que el proceso de control es directamente proporcional al tamaño de la organización, serán controles mas limitados, el proceso de control es mas corto, y en el mediano plazo, se automatiza la tarea de tal manera, que pasa a ser una revisión simple, que permite implementar en la organización una ambiente de control, que los empleados perciben y a los directivos, dueños, gerentes, les permite descansar o al menos estar informados sobre desvíos, y el saber donde esta el desvío nos deja mucho mas tranquilos, que no saber donde estamos, o no?
Es importante saber que de este proceso de control pueden surgir debilidades en el procedimiento, que pueden evaluarse como “no cumplimientos”, u “oportunidades de mejora”.
El no cumplimiento podría ser que se realizan compras sin Orden de Compra (esto surge de tener facturas directas sin un documento antecedente), y en este caso se podría estar frente a compras no autorizadas o fuera de presupuesto.
Y oportunidad de mejora, podría ser que se agregue un nivel de autorización para compras mayores a $100.000, ya que son de práctica habitual, y comprometen los fondos de la empresa.
El control debe pensarse con una metodología, que lo haga sencillo y sistemático. Por medio de un muestreo se determina el grado de cumplimiento y se eleva un informe a la Gerencia, con propuestas de mejoras al proceso o al control.
Muchas Pymes no realizan Controles Internos porque les parece un mecanismo burocrático, adecuado solo para empresas más grandes, o no poseen Recursos Humanos que puedan hacerse responsables de la tarea. Otras veces, sobre todo cuando se trata de una empresa familiar, creen que los controles evidencian desconfianza hacia sus propios miembros, y que pueden generar problemas de relación.
Pero lo cierto es que cuando la empresa empieza a crecer, la gestión se va haciendo cada vez más compleja. Hay que sumar personal, infraestructura, procesos nuevos. En esta etapa es cuando hay que comenzar a controlar si las tareas se están realizando de la manera adecuada, para disminuir riesgos y detectar posibles problemas en el funcionamiento de la compañía.
Para llevar a cabo Control de Gestión, en primer lugar hay que analizar y definir los procesos claves de la organización, y determinar un programa de control.
Es importante saber que si la organización ya tomó la decisión de definir procesos, y generar procedimientos se deben cumplir, si la organización debe cambiar la dinámica de las operaciones debe actualizarlo en sus procedimientos, ya que para la empresa tener dobles discursos o detectar que se escriben procesos y controles, y luego el proceso no se ajusta a los mismos, genera desautoridad, confusiones y menor posibilidad de control, ya que no hay contra que medir, y esto sería una gran oportunidad para que el riesgo sea mayor y sea la variable incertidumbre la que predomine en la organización.
