En algún momento, el video estuvo limitado a la sala de conferencias o al auditorio; ahora, se está trasladando a las computadoras y los dispositivos móviles lo cual lo hace mucho más igualitario. Lo que había sido reservado para la gerencia ejecutiva ahora está al alcance de todos. En esta forma más democrática, las videoconferencias se volverán virales.
Como resultado, las videoconferencias están creciendo dentro de las empresas a un ritmo increíble. Según una encuesta realizada por Frost & Sullivan el año pasado, el 89% de las empresas norteamericanas planean utilizar las videoconferencias de manera más amplia o en la medida de su capacidad durante los próximos 12 meses.
Los beneficios que trae que las videoconferencias se estén escapando de la sala de reuniones son enormes. Hace que la telepresencia, con sus múltiples pantallas, su video y sonido de alta definición, y sus herramientas de colaboración, sea muy eficaz para las reuniones, llamadas de ventas y reuniones entre departamentos en la empresa.
Video en todos los escritorios
Las videoconferencias móviles y de escritorio son mucho más personales, lo cual les permite (y les exige) a las personas participar activamente. Los empleados pueden reunirse en cualquier momento y en cualquier lugar, lo cual es útil para las actividades bipartitas o de grupos pequeños. Las conferencias no son más disruptivas que una llamada telefónica normal; sin embargo, suelen ser mucho más productivas.
Pantalla pequeña, enormes beneficios
Gracias a la metodología de “traiga su propio dispositivo” (BYOD) los teléfonos inteligentes y las tablets de los empleados son cada vez más comunes.
Según un estudio realizado por Wainhouse Research en 2012, las videoconferencias móviles ocupan el primer lugar en el interés de los clientes. Se trata de un claro ganador que está por encima de los servicios gestionados de videoconferencias, la integración de las videoconferencias con plataformas de telefonía e incluso la integración de Skype.
El hecho que se esté utilizando un dispositivo móvil de consumidor no significa que uno deba limitarse a aplicaciones de consumidor como Skype o FaceTime. Las aplicaciones de calidad empresarial como Scopia de Avaya brindan una mejor calidad, se interconectan con los actuales sistemas de videoconferencias de la empresa, ofrecen una gran seguridad y agregan herramientas completas de colaboración que no sea por video, como el intercambio de documentos.
Cómo garantizar el éxito
La mejor manera de garantizar que las videoconferencias personales tengan éxito es colocándolas al alcance de los empleados desde el primer momento. A continuación se enumeran algunos pasos que puede seguir:
• Proporcione capacitación. Algunos empleados, instintivamente encontrarán el video invasivo o incómodo. Proporcione capacitación, alivie sus temores y recuérdeles que el toque personal del video es lo más cerca que uno puede estar de una reunión en persona y en vivo.
• Recopile comentarios para desarrollar las mejores prácticas. Realice encuestas a los usuarios cada trimestre para entender de qué manera utilizan el video. Use lo que aprende para recordarle al personal ciertas características, compartir los éxitos y mejorar el uso general.
• Disponga de video en alta definición. La brecha entre las videoconferencias personales y de sala está desapareciendo rápidamente. Nuestras aplicaciones Scopia® y Avaya Flare® Experience para computadoras y dispositivos móviles son compatibles con videos de hasta 720 p.
• Debe ser abierto. No pierda su inversión en su equipo de video-conferencias heredado. Las soluciones abiertas e interoperables le permiten combinar lo nuevo y lo viejo.
• Proteja y asegure. No se vuelva perezoso. Los sistemas de videoconferencias pueden ser violados por piratas informáticos, lo cual permite escuchar y ver conversaciones confidenciales.
Ningún sistema debe responder automáticamente las llamadas entrantes ni funcionar sin un firewall potente.
Según Melanie Turek, analista de Frost & Sullivan, si se implementan las videoconferencias, su empresa estará de dos a cinco años por delante de la competencia. “Las organizaciones con mentalidad innovadora observan un valor mensurable en las soluciones de comunicaciones avanzadas que permiten una verdadera colaboración, lo cual da lugar a un mejor liderazgo de pensamiento, una mejor atención al cliente y una mejor productividad”.
Moshe Machline es vicepresidente de Marketing de Radvision, una empresa de Avaya. Tiene 15 años de experiencia en gestión de tecnologías y en lanzamientos al mercado en los sectores de IT y de telecomunicaciones.
Las videoconferencias móviles van al trabajo
El 16 % participa en videoconferencias móviles.
El 36 % ha implementado tabletas que permiten realizar videoconferencias.
El 50 % tiene la intención de probar o implementar las videoconferencias en el plazo de un año.
Fuente: Wainhouse Research, 2012.
