Son muchas las consultas recibidas por temas vinculados al control de contratistas, subcontratistas, sus empleados y vehículos. Y no es
casualidad: la ocurrencia frecuente de accidentes, incumplimientos contractuales, enfermedad, maltrato a clientes, fraude, son algunas de las cuestiones que preocupan a los responsables de compras, abastecimiento, logística, transporte, recursos humanos, legales, y operaciones, por no citar a otros sectores de las organizaciones.
En esta oportunidad hemos hecho un breve resumen de qué cosas hacer y qué otras no en materia de control de actividades tercerizadas. Cabe aclarar que las presentes consideraciones no pretenden conformar una guía de seguimiento taxativo, sino una colaboración técnica como producto de nuestra actuación en un número grande de compañías en toda la Región.
1. Cómo elaborar el requerimiento de documentación.
Buena Práctica: Tener en consideración la legislación aplicable, las políticas corporativas y los riesgos específicos del negocio o actividades involucradas. Tener en consideración los riesgos involucrados en cada actividad desarrollada (no es igual el riesgo de quien realiza programación de sistemas que el que construye en altura)
Práctica no recomendada: Copiar el listado de documentos que solicita una empresa allegada.
2. Con qué frecuencia exigir la documentación
Buena Práctica: Este punto dependerá de los vencimientos / renovación de las obligaciones y del riesgo involucrado.
NO (PRÁCTICAS NO RECOMENDADAS): Exigir la totalidad de documentación mensualmente.
3. Forma en que deben acreditar la documentación los contratistas
Buena Práctica: Dependiendo del riesgo involucrado, del tipo de contratista, del documento del cual se trate y de la velocidad con la cual se necesita verificar el cumplimiento, se pueden exigir fotocopias simples, certificadas por apoderado u originales. Cada forma elegida tiene ventajas y desventajas y deben ser cuidadosamente consideradas.
En el caso de solicitar fotocopias, es aconsejable realizar visitas (mínimo una vez al año por contratista) a fin de verificar la inexistencia de documentación apócrifa.
Práctica no recomendada: Siempre fotocopias sin realizar auditorías “in situ”.
4. Control de vehículos
Buena Práctica: Se controlan todas las partes que merecen una cuidadosa identificación y que son susceptibles de causar daños.
Práctica no recomendada: Por mayor facilidad se controla la parte delantera (tractor) y no el acoplado.
5. Herramientas de control
Buena Práctica: Se utilizan herramientas que automatizan las actividades de control y brindan alertas ante vencimientos de documentación tanto a los responsables del control como a los contratistas.
Práctica no recomendada: El control es manual y se utilizan en oportunidades planillas de cálculo
6. Labores que se efectúan sin control de acceso (obra pública, instalaciones en domicilio de terceros, transportistas, etc.).
Buena Práctica: Se diseñan mecanismos para supervisar muestralmente que los responsables de efectuar actividades en nombre de la organización sean los informados oportunamente por el contratista.
Práctica no recomendada: No se controla la identidad del trabajador.
7. Pautas de comportamiento
Buena Práctica: Se cuenta con un código de ética y conducta y se ocupa de capacitar a los terceros obteniendo constancia de su lectura periódica de dichas normas (mínimamente anual).
Práctica no recomendada: No se cuenta con pautas de conducta documentadas, o bien teniéndolas, no considera que los contratistas deben conocerlas y suscribirlas.
8. Antecedentes financieros y legales
Buena Práctica: Se interesa por los antecedentes financieros y legales de las compañías contratistas y de sus empleados. Implementa alertas automáticas para informar cuándo existen situaciones que podrían poner en riesgo las actividades desarrolladas, mitigando riesgos de fraude.
Práctica no recomendada: No se interesa por los antecedentes financieros y legales de las compañías contratistas y de sus empleados.
9. Relación o índice existente entre personal del tercero en nuestra compañía versus resto de sus clientes.
Buena Práctica: Se controla que las actividades en nuestra organización no sean demasiado importantes frente al resto de los clientes del contratista. Esto mitigaría el riesgo de juicio masivo ante el fin de un contrato e imposibilidad del contratista de hacer frente a los reclamos.
Práctica no recomendada: No se interesa por la porción de empleados subcontratados en la compañía en relación al resto de clientes del contratista.
10. Tercerización de los controles
Buena Práctica: Se terceriza el control de contratistas en una Firma especializada y además la gerencia mantiene controles básicos que le permiten monitorear tanto a los contratistas como al tercero controlador de contratistas.
Práctica no recomendada: Se terceriza el control de contratistas y se confía ciegamente en la firma controladora sin existir un seguimiento de la situación de los contratistas y del controlador por parte de la compañía.
