Todo comienzo de ejercicio depara nuevos desafíos e incertidumbres, dos elementos que se pueden minimizar con una acertada planificación, acción que los empresarios locales califican como “fundamental” a la hora de transitar un nuevo año de actividad.
“El peor de los planes es el que no existe”, se escucha en los despachos de los altos directivos, dejando en claro la necesidad de planificar, incluso y sobre todo cuando se esperan años convulsionados. Por eso, la planificación siempre debe ser flexible, para ser una estructura de contención que esté acorde a la realidad.
“La planificación posibilita anticipar el futuro en la búsqueda constante de adaptar la organización a los eventuales escenarios que pueda encontrar en el devenir de su actividad. Toda organización se mueve interactuando con un conjunto importante de sistemas (político, económico, financiero, social, gremial, mercados nacionales e internacionales) cuyo comportamiento variable incide sobre el accionar de ella misma. Por tanto, no solo es posible sino que es imprescindible que se planifiquen las acciones tendientes a minimizar los posibles impactos negativos (amenazas), que permitan identificar las oportunidades que desarrollen la organización, como así también posibilitar la maximización de las fortalezas y el mejoramiento de debilidades al interior de la misma”, aconseja Liliana Zamora, directora del Centro de Desarrollo Sistémico TM (www.coachingsistemico.com).
Según Zamora, la planificación conlleva varios pasos:
1. Tomar como contexto la misión y la visión de la empresa, los objetivos que nos proponemos y en qué medida fueron alcanzados.
2. Tomar una foto inicial.
3. Realizar el análisis del contexto interno: fortalezas y oportunidades de mejora / oportunidades y amenazas.
4. Verificar nuestras competencias únicas y nuestros factores críticos de éxito.
5. Definir los nuevos objetivos que nos proponemos.
6. Diseñar las grandes estrategias.
7. Elaborar un plan para su cumplimiento que se haga cargo de todos los puntos anteriores.
La profesional agrega que el punto central de toda planificación son las personas. “Su involucración, alineación, comprensión son indispensables. Por medio de la gente que integra la organización se llevará a cabo el plan, cualquiera fuere el que se haya propuesto. Y son ellos también quienes ayudan a diagnosticar y a desplegar estrategias.”
Día a día
Planificar trae numerosos beneficios, tanto en lo económico como en la productividad de quienes integran la estructura. “La proyección genera previsibilidad y anticipación en cada decisión. Saber que cada área decide en relación al plan de la empresa hace muy uniforme el rumbo que toman todas las definiciones. Si bien es un proceso que lleva mucho tiempo en afianzarse, cuando los mando medios logran trabajar con autonomía según los objetivos anuales, esto trae un orden muy seguro y estable”, asegura Yanina Plumari, presidente de Plumari (www.plumari.com.ar).
En este sentido, es claro que la planificación también contiene a los trabajadores, quienes viven una mejor comunión con su labor. “La principal motivación procede del ejemplo de los directores de la empresa. Ellos deben ser claros, simples, que contemplen las características y el rendimiento posible de cada persona que forma el equipo. Marcar los objetivos en forma clara, simple y hacer un cierre de logros y de expectativas ya sea de forma semanal, mensual y a fin de año es algo que también contiene. El otro cierre de evaluación es inmediatamente al finalizar un trabajo. Esto es lo que nos mantiene a todos motivados: objetivos y cierres-evaluación; y al mismo momento del cierre, la comunicación de los nuevos objetivos”, explica Horacio Tarrab, socio de Creadores de Ambientes (creadoresdeambientes.com).
También hay quienes deciden encarar la tarea de planificar junto a sus empleados en jornadas fuera de la oficina. Ir a un campo, a una estancia o a un buen restaurante puede ser alentador y motivador. “Acá vienen muchas empresas, tanto para planificar, para fortalecer equipos o para presentar productos. La gran ventaja es que acá cada persona se dedica 100% a la labor que se le asigna, no hay distracción externa (teléfonos, mail, reunión de último momento). Lo que más se percibe es que en estas actividades cada uno se muestra tal cual es, fuera del formato que adopta en día tras días, y esto es sumamente beneficioso porque los líderes detectan las fortalezas y debilidades del equipo, permitiendo crear estrategias más acertadas”, comenta Esteban Giganti, Gerente de Resort de Campo & Polo (www.poloresort.com).
Muchos empresarios coinciden en la importancia de planificar y también de tener planes de acción flexible, sobre todo en economías como las modernas que son tan sensibles a los cambios locales, regionales y mundiales. “Las vicisitudes no quitan la utilidad proyectiva y organizativa de una estrategia. Claro está, toda planificación debe admitir ciclos de revisión y ajuste, y esto debe ser incluido en los ciclos de decisión de la compañía”, aclara Blas Briceño, presidente de Finnegans, (www.finnegans.com.ar).
Como socio de Crystalis Consulting, (www.crystalisconsulting.com), Damián Szulman comenta que en la firma la planificación se establece en los últimos dos meses del ejercicio en cierre. “Claro que intentamos ceñirnos al plan lo máximo posible, sin embargo si hay demasiados cambios hay que reverlo. Hay algunas iniciativas que pueden planificarse de manera flexible (especialmente las vinculadas a innovación en sus primeras fases), pero en general si la planificación varía más allá de un 15% a un 20% hay que replanificar”, asevera.
Con las voces experimentadas en concordancia, los hombres de negocio han establecido a la planificación como su herramienta principal a la hora de motivar y acrecentar sus transacciones comerciales.
