¿Por qué algunas personas son auténticos prodigios desde el punto de la productividad y a otras las horas del día se les quedan invariablemente cortas (por más que intenten estirarlas como el chicle)?
¿Cuáles son los secretos (tristemente sepultados) de la anhelada productividad? ¿Por qué algunas personas son auténticos prodigios desde el punto de la productividad y a otras las horas del día se les quedan invariablemente cortas (por más que intenten estirarlas como el chicle)?
A la hora de responder a estas y otras preguntas emparentadas con la productividad conviene hacer notar, en primer lugar, que trabajar más horas no nos hace necesariamente más productivos. Trabajar de manera inteligente es la clave para finalizar nuestra jornada laboral logrando haber tachado buena parte de las labores pendientes de nuestra interminable lista de tareas.
En segundo lugar, conviene no soslayar la edad y la experiencia a la hora de hincar el diente a la productividad. En términos generales los profesionales más talludos y con más experiencia puntúan mejor que los profesionales más jóvenes y bisoños en el plano productivo, de acuerdo con un reciente estudio publicado por Harvard Business Review.
Y en tercer lugar, los niveles generales de productividad de hombres y mujeres son virtualmente idénticos, si bien uno y otro género presentan diferencias en cuanto a los hábitos que hacen suyos para dar alas a su productividad personal. Las féminas son, por ejemplo, mejores que el sexo opuesto a la hora de planificar (más o menos al milímetro) las reuniones en las que van a tomar parte.
Los profesionales que mejor puntúan en términos productivos están asociados normalmente a hábitos más o menos similares. Planifican su trabajo en base a sus principales prioridades y a continuación actúan con un objetivo en mente. Desarrollan además técnicas eficaces para gestionar el elevado número de tareas que tienen sobre la mesa. Y entienden asimismo las necesidades de sus colegas (que valoran obviamente su tiempo y no quieren perderlo así como así).
Afortunadamente la productividad es una suerte de músculo que puede ser convenientemente ejercitado. Y para ello es necesario dar fuelle a 3 hábitos muy específicos:
1. Hacer planes utilizando las prioridades a modo de brújula
– Revisar nuestra agenda la noche antes para dejar claras nuestras prioridades y anotar junto a cada cita marcada en nuestro calendario los objetivos que hay solapados a ella.
– Enviar un programa detallado a todos los participantes que toman parte en una reunión antes de que ésta se lleve a cabo.
– A la hora de embarcarnos en grandes proyectos, hacer un bosquejo de las conclusiones preliminares lo antes posible.
– Antes de enfrascarnos en la lectura de un material particularmente prolijo en detalles, identificar antes el propósito específico de esta tarea.
– Antes de escribir textos de mucha longitud, escribir un boceto provisto de un orden lógico para que podamos apoyarnos en él y no perder el norte a la hora de emprender esta labor.
2. Pertrecharse de técnicas eficaces para gestionar adecuadamente la sobrecarga de información y de trabajo
– Convertir pequeños procesos diarios como vestirse o tomar el desayuno en rutinas (para no tener que pensar demasiado en el esfuerzo que llevan aparejadas).
– Dejar huecos en nuestra agenda diaria para lidiar con urgencias o eventos totalmente imprevistos.
– Echar un ojo a las pantallas de nuestros múltiples dispositivos electrónicos una vez cada hora y no cada 5 minutos.
– Filtrar los mensajes que aterrizan en la bandeja de entrada de nuestro correo electrónico fijándonos en el asunto y el remitente.
– Dividir grandes proyectos en pequeños pedacitos para poder recompensarnos a nosotros mismos por cada pedacito que hayamos conseguido sacar adelante.
– Delegar en otros (siempre que sea posible) tareas que no forman parte de nuestro particular núcleo de prioridades.
3. No perder ripio de las necesidades de quienes tenemos alrededor
– Limitar la duración de las reuniones a 90 minutos como mucho (intentando siempre que éstas duren menos). Y finiquitar cada reunión enunciando de manera nítida los próximos pasos a dar y quién va a asumir la responsabilidad en todos y cada uno de esos pasos.
– Responder con presteza los mensajes de personas que son realmente importantes a nuestros ojos.
– En las reuniones, y a fin de capturar la atención de la audiencia, hablar en base a unas pocas notas y evitar caer en la tentación de leer un texto preparado.
– Establecer objetivos claros y métricas concretas de rendimiento para las tareas en las que se ven involucrado los miembros del equipo.
– A fin de mejorar el rendimiento del equipo, introducir procedimientos para prevenir futuros errores (y evitar así jugar a buscar culpables).
Fuente: Marketing Directo
