Aunque pasan los años, todos recordamos eventos que terminaron de una manera trágica. Esas terribles experiencias nos marcan un camino a tener en cuenta al realizar todo tipo de reuniones, para que no vuelvan a repetirse.
Desde AOFREP (www.aofrep.org.ar ), la Asociación de Eventos de la República Argentina, aportamos algunos consejos tanto para organizadores como para quienes son dueños del predio donde se realizará la actividad. Y en este punto hay que tener en cuenta que los eventos no siempre se realizan en el salón de un hotel, sino que a veces se utilizan otro tipo de espacios, como una fabrica, una estancia o un espacio público, donde habitualmente se realizan otras actividades.
José M. Insúa, Lic. en Seguridad e Higiene que trabaja con el organizador de eventos Felipe Marrollo, socio de AOFREP y Director de Marrollo y Asociados (www.felipemarrollo.com.ar), señala que en primer lugar es fundamental conocer previamente el espacio donde se va a realizar el evento.
“No hay que guiarse por lo que nos puede decir el encargado del lugar, sino que hay que comprobar si es apto para el tipo de evento que se va a llevar a cabo. Hay que hacer todas las evaluaciones “in situ”, y realizar un exhaustivo “Análisis de Riesgos”, no solo del salón sino también de todos los servicios que pudiere tener el lugar , como cocina, baños, depósitos, jardines, pileta, calderas, sistemas eléctricos, etc.”
Diego Feldberg, Vicepresidente de AOFREP y Director de Dafing Group (www.dafinggroup.com), apunta que hay que conocer el predio en cuestión incluso antes de ofrecerlo como una alternativa, de modo de estar seguros de que está habilitado para el fin que se le quiere dar, constatar específicamente sus instalaciones en cuánto a la logística necesaria, y que cumpla las normas de seguridad que van a afectar a todos los asistentes.
¿Qué hay que pedir al responsable del salón?
Tanto si quien se ocupa del tema es un organizador profesional como un cliente particular, el responsable del predio debe mostrarle toda la documentación que avale que el lugar está habilitado, certificados de desinsectación, plan y planos de evacuación (hay localidades en las que éstos son obligatorios por Ley y deben tener el “aprobado”), documentación bromatológica, certificados de la sanidad del agua, certificado de la puesta a tierra del sistema eléctrico, etc., de acuerdo a las exigencias de la localidad que se trate.
“Luego debemos verificar personalmente – más allá de las habilitaciones legales – todas las instalaciones eléctricas, la ubicación de las salidas de emergencia, los matafuegos y su estado, los sanitarios (calidad y cantidad), el espacio de cocina (ver con qué instalaciones cuenta y qué debemos prever nosotros), cada espacios que utilizaremos durante el evento o en caso de emergencia, si posee o no desfibrilador (un aspecto que es obligatorio, por ley), etc”. dice Feldberg.
El Lic. Insua señala que también hay que tener en cuenta la dimensión adecuada del local, en relación a la cantidad de personas previstas y el tipo de evento a realizar. “Hay un “Índice de ocupación” establecido por Ley. Por ejemplo, para un almuerzo o cena con mesa es de 3 m2 por persona. Y para un baile debe ser de 1 m2 por persona”, señala.
Otros elementos de seguridad que debe haber instalados son los carteles (sobre todo los que indican las salidas); las luces de emergencia, tanto para espacios como para iluminar la señalética, el botiquín de emergencia, ubicación y materiales, y si bien no es obligatoria la instalación de una alarma, en caso de que exista hay que conocer su funcionamiento y ubicación.
Seguridad en la ambientación
Un aspecto fundamental es que más allá de la estética, no debe haber absolutamente nada (mesas, sillas, cajas, packs de botellas, tachos con bebidas … ¡nada!) que obstruya extintores, tableros eléctricos y salidas, sean de emergencia o no.
Respecto de la ambientación, “toda tela, madera, telar o telón debe poseer tratamiento ignífugo, con certificado firmado por profesional habilitado”, remarca Insúa. Pero muchos aspectos dependerán del lugar dónde se realice el evento, dado que hay elementos que en determinados espacios están terminantemente prohibidos (por ejemplo antorchas) pero podrían llegar a utilizarse en otros ambientes, tomando las medidas de seguridad necesarias.
Y si se contrata a un show en vivo, habrá que considerar previamente cuándo y cómo se controlará si cumple con estas normas. “Estas cuestiones se deben tener en cuenta durante el armado. Nadie ni nada debe ingresar sin previa autorización de una persona responsable de la organización del evento”, insiste Feldberg.
En cualquier caso es prudente capacitar a todos los que participan de la organización por medio de un especialista en la materia. Pero más allá de esto, hay ciertos eventos (como aquellos que se realizan con personalidades públicas, o con alta afluencia de público) donde sin dudas, un experto en riesgos podrá observar detalles que para los que no son duchos en la materia pasarán desapercibidos.
