Usted abre el Word, escribe el título de un informe. Suena el teléfono. Un cliente. El llamado dura cinco minutos.
Vuelve al Word. Menos de un párrafo después, cambia de ventana y revisa la casilla del Outlook. Efectivamente, hay un email. Lo contesta.
Vuelve al Word. Pero antes de tipear, su hermano le envía un mensaje por Messenger.
Es indudable que los avances en las comunicaciones revolucionaron la manera de trabajar de los empleados de “cuello blanco”. Aunque también es cierto que cada herramienta tecnológica adicional es una nueva oportunidad de interrupción.
En este marco, un artículo de FastCompany presenta una investigación sobre los costos ocultos del multitasking desarrollada por Gloria Mark, profesora del departamento de informática de la Universidad de California.
Veamos algunos de los principales hallazgos:
1) Duración promedio de la tarea: tres minutos
Los investigadores colocaron personas encargadas de observar y registrar minuciosamente todas las actividades de trabajadores de compañías tecnológicas durante tres días.
Así, descubrieron que la duración promedio de una tarea era de apenas tres minutos consecutivos.
Es decir, luego de tres minutos de escribir en Word, los sujetos bajo estudio interrumpían su actividad revisando emails, contestando el teléfono o con el Messenger.
Un dato a considerar: la mitad de las interrupciones eran decididas por el sujeto y no eran forzadas por otros actores.
2) Interrupciones y estrés
Los investigadores formaron dos grupos con una tarea rutinaria de oficina: contestar emails.
Uno de los grupos no era interrumpido. El otro, recibía constantes llamados telefónicos y mensajes de Messenger.
Así, descubrieron que el primer grupo registraba un nivel de estrés significativamente superior, sensaciones de frustración y de escasez de tiempo.
3) ¿Son las interrupciones necesariamente negativas?
Las interrupciones breves pueden tener efectos positivos. Despejar nuestra mente durante unos instantes puede servirnos para reenfocar un problema que no lográbamos resolver.
Sin embargo, los investigadores descubrieron que, tras una interrupción, una persona necesita un promedio de 23 minutos retomar la tarea, implicando una importante pérdida de atención.
Las interrupciones con peores efectos sobre la productividad son aquellas referidas a asuntos completamente diferentes del que está tratando la persona pues causan una fuerte desviación de los recursos cognitivos y dificulta la reanudación del trabajo.
Así, imagine a un ejecutivo concentrado en la redacción de un plan de negocios a quien se interrumpe para aprobar el plan de marketing de un proyecto completamente diferente.
4) ¿Cómo limitar las interrupciones?
Tal vez, el aspecto más preocupante de la investigación es la aparente falta de operatividad de las soluciones propuestas para evitar el multitasking.
El teletrabajo puede disminuir las constantes interrupciones de la oficina. Aunque, desde luego, esta alternativa no se encuentra al alcance de todos.
Por otro lado, la web es la principal fuente de distracciones. Así, otro consejo radica en limitar el uso de Internet a, por ejemplo, dos veces al día.
En principio, esta solución parece ir directamente contra la creciente tendencia a estar online a toda hora (encarnada, quizá, en el Blackberry).
Sin embargo, tal vez valga la pena intentarlo. A lo largo de la redacción de este artículo, he sido interrumpido 16 veces (confieso que mi carne es débil ante el Messenger).
Y usted, ¿cuántas veces ha sido interrumpido antes de terminar su lectura?
