Planifique con tiempo la fecha para la realización del evento. Los mejores días son los últimos viernes de noviembre y los primeros de diciembre, siempre antes de navidad.
Si es posible, seleccione para la fiesta un día miércoles, jueves o viernes. Los empleados valoran mucho sus fines de semana para estar en familia, y los lunes o martes recién empieza la semana.
Evalúe que tipo de reunión quiere realizar. Todas tienen sus pros y contras, pero una buena idea es ponderar qué es lo mejor, de acuerdo al historial de eventos que tiene la empresa. A modo de ejemplo:
Fiesta de día: puede ser un día de campo o full day en una quinta con pileta y actividades recreativas. La gran ventaja que tiene esta dinámica es hacer el encuentro en horario de trabajo (cuando la familia del empleado no protesta). También este tipo de fiesta suele ser mucho mas relajada, y no hay tanto protocolo con la vestimenta y producción de los invitados.
Algunas contras: no a todo el mundo les gusta ponerse la malla frente a compañeros de trabajo, o estar en ropa deportiva. Además, a la gente joven le gusta la mística de la noche.
En relación al catering suelen ser muy ponderados los asados, salads bar y las mesas dulces con opciones frescas, como frutas, postres y helados.
Al momento de la diversión y entretención de los invitados, los juegos grupales deportivos, las actividades en la piscina, los juegos acuáticos y multiespacios con juegos no dirigidos son los más valorados por los invitados.
Fiesta de noche: en un salón para eventos o en predios no tradicionales como discos, barcos o restaurante temáticos. Aquí nos encontramos con un momento de inflexión en donde debemos decidir que tipo de catering se va a ofrecer: si será una cena formal o un coctail informal. Aquí es donde sugerimos evaluar los antecedentes de fiestas anteriores y decidirse por uno de las dos opciones. En general es mucho más fácil pasar de cena formal a coctail que al revés. Las últimas tendencias en gastronomía nos llevan al cocktail.
En relación a la diversión, podemos dar algunos consejos básicos.
a. Trate que el salón tenga una buena ambientación.
b. Contrate un disc jockey que acompañe toda la fiesta.
c. Ofrezca shows musicales (al menos uno, durante el momento central de la fiesta).
d. Si el presupuesto lo permite, la actuación de un Celebrity (puede ser un animador o un show musical) es algo muy valorado por los empleados.
e. Genere espacios de integración entre los invitados, como juegos como Nintendo Wi, Playstation, pista de scaletrix, golfito y diversas actividades en donde se puedan integrar sin ningún tipo de barreras de sectores y jerarquías.
f. Sorteos y regalos: esto es algo muy valorado por los empleados. Como sugerencia, podemos señalar que es mejor mas cantidad de sorteos que calidad. Con el costo de un viaje podemos entregar 20 obsequios, y eso está mejor percibido. Si el presupuesto lo permite, lo ideal es entregar un regalo a cada uno (el logo corporativo debe ser lo mas pequeño posible, ya que se trata de un regalo y no de un aviso publicitario).
g. La comida y bebida deben acompañar el desarrollo del evento.
Es responsabilidad del equipo organizador lograr que la gente se divierta. Pero parte de ese rol consiste en controlar la bebida alcohólica. Es aconsejable servir primero la comida acompañada con bebidas de no poca graduación alcohólica, como cerveza y vino. Luego de trascurrida gran parte de la fiesta, con la consiguiente ingesta de comida, sí se puede poner la barra de tragos. Trate de servir en varias etapas la comida, eso también ayuda a que la ingesta de alcohol sea más controlada.
4) Forme un equipo inter-áreas para organizar la fiesta. Por un lado eso permite integrar las áreas, y por otro que haya representantes de cada sección. Además le quita a la Gerencia de Recursos Humanos la presión de ser quien elige por todos. También este grupo puede colaborar durante la fiesta, por ser referentes de toda la compañía.
5) No hay una segunda oportunidad para hacer la fiesta de fin de año. Por eso, trate de contratar profesionales para que todo salga bien Es fundamental rodearse de un organizador de eventos corporativos y de proveedores con altos estándares de calidad. Luego de elegidos confíe en ellos, y usted también podrá disfrutar de la fiesta.
Sobre la empresa
Kaizén Eventos Corporativos, con una trayectoria de 25 años en el mercado, se especializa en la organización de eventos y actividades innovadoras de team building para maximizar el potencial de la empresa. Sus actividades se proponen como herramientas tácticas en la comunicación empresaria. Tiene un staff interdisciplinario de profesionales (Organizadores de Eventos, especialistas en Marketing, Comunicación, Coaches; RRHH, Arte, Espectáculos y Recreación) y entre sus clientes están las más importantes empresas nacionales y multinacionales del país: bancos, cías. de seguros, bodegas, laboratorios, etc. www.kaizeneventos.com.ar
