En una empresa, todos los días se toman cientos o miles de decisiones.
Para las más simples (por ejemplo, aquellas que deben tomarse en segundos), seguramente es suficiente un pensamiento estructurado y una dosis de sentido común.
Para aquellas decisiones que, sin ser complejas, requieren de al menos algunos minutos u horas de análisis puede ser útil seguir un sencillo proceso que nos asegure que estamos estudiando todas las opciones posibles y que los principales riesgos están siendo incluidos en el análisis.
Sin embargo, hay otras decisiones que son complejas y verdaderamente estratégicas. Tomarlas puede ser tarea de semanas (o meses) e involucran a muchas personas. En estos casos, confiar únicamente en el sentido común podría ser muy peligroso.
Justamente para estos casos existen los Procesos Integrales de Toma de Decisiones.
Procesos integrales de toma de decisiones, ¿qué son?
A diferencia de los procesos de decisión tradicionales, los procesos integrales presentan ciertas características diferenciadoras:
1) La alineación de criterios y objetivos del equipo
2) El desarrollo exhaustivo de múltiples alternativas (en lugar de desarrollar justificaciones para una única “solución”)
3) La cuantificación del impacto de la incertidumbre sobre los resultados
4) El logro de acuerdos parciales para involucrar a las personas necesarias que faciliten la implementación.
Más allá de algunas variaciones específicas en cada industria, los procesos integrales de decisión se desarrollan a lo largo de cuatro etapas:
1) Etapa de descubrimiento e identificación de la oportunidad. Es el momento de mirar la situación globalmente, de comprender qué es lo que realmente está ocurriendo y de alinear al equipo bajo los mismos objetivos.
2) Etapa de modelización. Se comienza a estudiar alternativas y a analizar las incertidumbres que se desprenden de cada una.
3) Etapa de evaluación. Se comprende dónde y por qué el valor es creado y cuáles son los riesgos críticos de la decisión.
4) Etapa de desarrollo. Se converge el análisis y se profundiza en el desarrollo de las estrategias para brindar confianza al comité de decisión de que se han contemplado las mejores ideas, datos y experiencia disponibles en las etapas previas.
A primera vista, un proceso integral parecería llevar más tiempo que un proceso tradicional.
No obstante, al dedicar esfuerzos de manera temprana a alinear al equipo y a reconocer la incertidumbre, estos procesos permiten reducir o eliminar los tiempos de retrabajo (loops) y construir claridad y confianza para la acción.
Dinámica del proceso
A lo largo de todo el proceso de decisión interactúan tres roles bien distintos.
En primer lugar, existe un comité que es el responsable de tomar la decisión. Éste debe tener la autoridad suficiente para asignar los recursos que permitan cumplir con el plan de implementación. A su vez, el comité es responsable por la aprobación final para avanzar a la siguiente etapa del proceso.
En segundo lugar, y al igual que en cualquier proyecto, existe un equipo de trabajo que será el responsable de conseguir la información para la decisión, analizar las alternativas y riesgos, facilitar las reuniones e integrar todos los resultados de manera que permita a los decisores tener claridad al momento de decidir.
Por último existe un equipo de expertos disponibles para ser consultados a lo largo del proceso que proveerán información clave para el análisis cualitativo y el conocimiento necesario para comprender las consecuencias de la decisión.
Un ejemplo práctico
Una empresa multinacional de consumo masivo estaba analizando la decisión de lanzar un nuevo producto al mercado. Existían visiones encontradas sobre la manera de encarar esta decisión así como una alta incertidumbre económica y técnica en el entorno.
Así, se decidió seguir un proceso integral de decisión. Para esto, se armaron dos equipos:
1) Un equipo de análisis multidisciplinario, que atravesó por las cuatro etapas antes descriptas.
2) Un Comité de Decisión que participó en reuniones de control y validación al finalizar cada etapa.
Etapa 1 de descubrimiento: Se alinearon los objetivos y se definieron criterios unificados para evitar idas y vueltas posteriores. Los principales objetivos eran maximizar la rentabilidad, eficientizar la operación y mejorar la imagen de la empresa.
Etapa 2 de modelización: Se generaron alternativas creativas, se identificaron las incertidumbres clave y se construyeron los modelos económicos que luego se utilizaron para evaluar dichas alternativas. Las alternativas delineadas tenían que ver con la selección del posible producto a lanzar y el lugar de fabricación.
Etapa 3 de evaluación: Se corrieron las simulaciones que permitieron al equipo estimar las ganancias y pérdidas potenciales de cada alternativa, ayudando a entender el impacto en el negocio. Esto permitió identificar si los niveles de riesgo obtenidos eran compatibles con el perfil de riesgo de la compañía.
Etapa 4 de desarrollo: Se realizó un análisis de sensitividad para detectar las variables críticas, aquellas que más afectan la decisión. En este caso, la demanda, la inflación, el tipo de cambio, el precio del insumo base y la eficiencia de la producción.
Finalmente, se analizó el valor de conseguir información adicional para estas incertidumbres y se determinó la conveniencia de profundizar el análisis sobre el precio del insumo base, ya que esto permitía aumentar el valor esperado para la alternativa seleccionada.
Utilizando esta metodología, la empresa lanzó un producto en tiempo récord capturando oportunidades no previstas al inicio y evitando riesgos relevantes gracias al montaje de planes de contingencia.
Los beneficios de los procesos integrales
1) Se reduce fuertemente el ciclo de decisión, evitando las idas y vueltas innecesarias y permitiendo el desarrollo de planes en tiempos acotados.
2) Se alcanza un entendimiento compartido del entorno y visión del negocio, logrando alinear los equipos de trabajo alrededor de los objetivos corporativos y un claro patrón a seguir.
3) Se crean estrategias que generan mayores resultados al aumentar el espectro para incorporar nuevas opciones y optimizar las existentes.
4) Se captura el conocimiento propio del equipo y de los expertos y se plasma en un modelo simple de negocio.
5) Se identifica el impacto potencial de los riesgos para maximizar los resultados del negocio.
6) Se facilitan la definición de planes de contingencia para mitigar y reducir los efectos no deseados de la incertidumbre.
En definitiva, a la hora de tomar decisiones estratégicas complejas, los métodos integrales de decisión permiten alcanzar mejores resultados, al tiempo que mejoran notablemente el clima de trabajo y la satisfacción de los equipos.
